企業に固定電話は必要？設置のメリット・デメリットを解説
近年、スマートフォンの普及により「企業に固定電話は本当に必要なのか」と疑問をもつ経営者が増えています。
しかし、固定電話は企業の信頼性向上や法人手続きの円滑化など、ビジネスにおいて重要な役割を果たしています。
この記事では、企業が固定電話を設置する具体的なメリット・デメリットを詳しく解説します。
固定電話の導入で迷っている経営者の方は、ぜひ最後までお読みください。
企業の固定電話の設置はメリットが多い
法人として事業を展開するときには、固定電話番号の存在が以下のように重要な役割を果たします。
- 企業の信頼性と社会的信用が高まりやすい
- 法人手続きや銀行口座の開設がスムーズになる
- 従業員の業務環境の変化へ対応しやすい
- 顧客からの連絡手段の一つとなる
- 緊急時の連絡体制を見直せる
これらのメリットを活かせると、企業の業務効率化と信頼性の向上が期待できます。
それぞれ詳しく解説します。
企業の信頼性と社会的信用が高まりやすい
企業が固定電話を設置すると、社会的な信頼性を向上させられます。
多くの取引先企業や顧客は、固定電話番号をもつ企業に対して「しっかりとした事業基盤をもつ会社」という印象を抱く傾向があります。
「信頼できる企業」としての印象が強化し、企業イメージが向上するでしょう。
また、問い合わせや商談成立の機会が増加し、新規顧客を獲得しやすくなります。
特に、BtoB取引や金融機関との取引では、固定電話の有無が信頼性の判断基準となることが多く、新規顧客からの問い合わせや商談の成立につながりやすくなります。
固定電話の導入は企業の信頼性を示す重要な手段として位置づけられており、ビジネスの成長に直結する投資といえるでしょう。
法人手続きや銀行口座の開設がスムーズになる
企業が固定電話を設置すると、法人口座の開設や各種手続きがスムーズに進むメリットがあります。
金融機関は法人口座の開設時に事業の実態や信頼性を重視して審査をおこなうため、固定電話の存在は企業の存在証明として重要な要素となります。
固定電話が法人手続きに与える影響は、以下のとおりです。
| 項目 | 効果 |
|---|---|
| 口座開設の審査 | 事業実態の証明となり審査がスムーズになる |
| 書類手続き | 連絡先として記載でき、信頼性が向上する |
| 面談対応 | 金融機関からの確認連絡に対応できる |
特に法人口座の開設では、登記上の所在地に固定電話があると、事業の継続性や安定性をアピールできます。
また、金融機関からの重要な連絡や確認事項についても、迅速な対応が可能となり、手続きの遅延を防ぐことが可能です。
固定電話は単なる通信手段ではなく、企業の社会的信用を示す重要なツールとして機能し、さまざまな法人手続きを円滑に進める基盤となります。
従業員の業務環境の変化へ対応しやすい
企業が固定電話を設置すると、テレワークやハイブリッドワークなどの多様な働き方に対応しやすくなります。
内線化できる機能をもつ固定電話であれば、出勤者とテレワーク実施者の連携がスムーズになります。
特に、緊急時や重要な商談のときには、確実な連絡手段として機能するでしょう。
顧客からの連絡手段の一つとなる
企業の固定電話は、顧客が企業に連絡を取るときの重要な手段として機能します。
直接対話したい、迅速に連絡を取りたいなどの希望をもつ顧客は、企業の公式Webサイトや名刺、パンフレットなどに記載された固定電話番号を見て、問い合わせや相談をおこないます。
そんななか、市外局番付きの固定電話番号は、その地域に実在する企業であることの証明となり、顧客が安心して連絡できるでしょう。
特に年配の顧客層にとって、固定電話は馴染み深い連絡手段であり、アクセスしやすいツールとなります。
固定電話は顧客との重要な接点として、企業の営業機会の創出や顧客満足度の向上に貢献する役割を果たしています。
緊急時の連絡体制を見直せる
企業が固定電話を設置すると、緊急時の連絡体制を包括的に見直せます。
特に、災害や事故などの緊急事態では、従業員の安否確認や事業継続に関わる重要な情報伝達が必要です。
固定電話の導入により、以下のような緊急連絡体制の強化が可能です。
| 強化ポイント | 詳細 |
|---|---|
| 緊急連絡先の多様化 | ・スマートフォンが通じない場合のバックアップ手段となる ・停電時でも利用可能な通信手段を確保できる ・複数の連絡ルートにより到達率が向上する |
| 発動条件の明確化 | ・震度や警報レベルに応じた自動発動システムとなる ・責任者不在時の対応フローが整備できる ・外部要因による緊急連絡の迅速化が図れる |
固定電話は単体では限界がありますが、スマートフォンやメール、ビジネスチャットと組み合わせると、より確実な緊急連絡網を構築できます。
これにより、有事のときの従業員の安全確保と事業継続性の向上が期待できるでしょう。
企業が固定電話を設置するデメリット
企業が固定電話を設置するときには、以下のようなデメリットを理解しておく必要があります。
- 初期費用や継続費用などのコストがかかる
- 取り次ぎ業務が発生し、従業員の業務効率が低下する
- テレワークや在宅勤務の導入が難しくなる場合がある
- オフィス移転や組織変更時の手続きが煩雑になる
- 営業電話や迷惑電話への対応が必要になる
それぞれ詳しく解説します。
初期費用や継続費用などのコストがかかる
企業に固定電話を設置するときには、以下のようなコストが発生します。
| 初期費用 | 継続費用 |
|---|---|
| ・回線工事費用 ・機器購入費など | ・回線使用料 ・ユニバーサルサービス料 ・電話リレーサービス料 ・リース費用など |
そのほかにも、故障時の修理費用や回線増設時の工事費用が発生する可能性があります。
これらの費用は企業の規模や利用形態によって変動するため、導入前に詳細な見積もりを取得することが重要です。
以下の記事では、電話配線工事について解説しています。
あわせて参考にしてください。
電話配線工事の種類やメリット・デメリットを紹介！ビジネスフォンの料金相場や選ぶポイントとは？
取り次ぎ業務が発生し、従業員の業務効率が低下する
企業に固定電話を設置すると、従業員は頻繁に電話の取り次ぎ業務に追われる可能性があります。
この取り次ぎ業務は、従業員の業務効率を大幅に低下させる要因となります。
取り次ぎ業務で発生するおもな工程は、以下のとおりです。
- 先方の名前、用件、取り次ぎ相手の確認
- 担当者の在籍確認（内線や社内確認）
- 不在時の伝言メモ作成やメール送信
- 伝達完了の確認作業
電話が鳴るたびに、従業員は進行中の業務を中断せざるを得ません。
特に電話が頻繁にかかる部署では、集中力が途切れる細切れ作業が常態化し、本来の業務に集中できない状況が生まれます。
また、取り次ぎ相手が不在の場合は、用件を正確に伝達するためのメモ作成や、後日の確認作業なども発生します。
このような複数の工程により、一件の取り次ぎだけでも相当な時間と労力が消費され、全体的な生産性の低下につながる可能性があるでしょう。
対策として、モバイル内線が収容できるビジネスフォンの導入がおすすめです。
スマートフォンの内線化により、会社内や外勤者とのコミュニケーションがスムーズになります。
テレワークや在宅勤務の導入が困難になる場合がある
固定電話の設置により、企業はテレワークや在宅勤務の導入が困難になる場合があります。
その理由は、オフィスに設置された固定電話への入電に対応しなければならず、担当者がオフィスに出社する必要があるためです。
電話番のための出社が必要となったり、取り次ぎ業務の負担増加につながったりするでしょう。
この結果、テレワーク制度を導入しても、固定電話の運用により従業員の柔軟な働き方が制限されてしまいます。
企業がテレワークを効果的に推進するためには、固定電話の運用方法についても十分な検討が必要です。
なお、この課題に対する解決策の一つとして、外線自動転送が搭載されている固定電話を導入する方法があります。
外線自動転送とは、外出中や離席中に外線の着信があったとき、事前に登録している電話番号へ自動で転送する機能のことです。
オフィス移転や組織変更時の手続きが煩雑になる
固定電話を設置している企業は、オフィス移転や組織変更のときに複雑な手続きが必要となります。
特に、電話番号の変更をともなう場合には、以下のような煩雑な作業が発生します。
- 電話回線の移転・新設手続き
- 取引先企業への新番号の通知
- 名刺やWebサイトの連絡先変更
- 各種登録サービスの電話番号の更新
また、移転にともなう行政手続きも多岐にわたります。
税務署への異動届出書や年金事務所への所在地変更届など、複数の機関への届出が必要です。
これらの手続きは移転作業と並行して進める必要があるため、担当者の負担が大きくなります。
特に、固定電話の番号変更は顧客との連絡に直接影響するため、慎重な対応が求められます。
営業電話や迷惑電話への対応が必要になる
固定電話を設置すると企業の電話番号が公開されるため、営業電話や迷惑電話がかかってくることが避けられません。
これらの電話対応には、以下のような負担が発生します。
- 営業電話の取り次ぎ業務により作業が中断する
- 勧誘電話へ断るための対応時間が必要になる
- 悪質なクレーム電話への精神的負担が生じる
- 社員の業務効率が低下する
特に社員数が限られている中小企業では、営業電話の対応だけで貴重な業務時間が削られてしまいます。
また、何度もかかってくるしつこい営業電話は、対応する社員にとって大きなストレスとなり、本来の業務に集中できなくなる可能性があります。
このような迷惑電話は企業の生産性を低下させる要因となるため、固定電話の導入時には迷惑電話対策機能付きのビジネスフォンを導入するなど、対策も同時に検討することが重要です。
企業の固定電話はビジネスフォンがおすすめ
固定電話の設置によるデメリットを解決するためにも、企業が固定電話を導入する場合には、一般的な家庭用電話機ではなく、ビジネスフォンの導入がおすすめです。
ビジネスフォンのおもな機能は、以下のとおりです。
| おもな機能 | 詳細 |
|---|---|
| 携帯電話の内線化 | 構内PHSの構築や携帯電話・スマートフォンの内線化まで、モバイル内線収容で会社内や外勤者とのコミュニケーションがスムーズになる |
| リモートコールバック | 事前に電話帳にグループ登録してある携帯電話などから会社に電話を入れてワンコールすると、ビジネスフォンが自動でコールバックする |
| 光回線を利用して拠点間を内線化 | 本社や支店などの複数の拠点を光回線で連携し、拠点間での内線通話を可能にする |
| 電話機のセンサーで侵入者を検知 | ビジネスフォンのセンサーが不審者を検知、大音量の警報とLEDで威嚇するとともに、登録された電話機に自動発信してメッセージで危機を知らせる |
豊富な機能を搭載した最新のビジネスフォン機器の導入により、通信費の削減や業務効率の改善、セキュリティレベルの向上を実現できます。
ビジネスフォンについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
ビジネスフォンの仕組みとは？活用方法や選ぶ際のポイントまで解説
企業に最適な固定電話を導入してスムーズな事業継続につなげよう
企業の成長と安定的な事業運営のためには、自社の規模や業務内容に適した固定電話システムの導入が重要です。
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