ビジネスフォンの仕組みとは？活用方法や選ぶ際のポイントまで解説

ビジネスフォンの仕組みは家庭用電話機と異なるため、正しい事前知識がないと業務効率化やコスト削減に最適な製品を選択できません。

また、ビジネスフォンにはさまざまな機能があり、社内の規模や業務内容に合わない製品を選んでしまうと、無駄なコストがかかってしまいます。

この記事では「ビジネスフォンの仕組みと活用方法、選ぶ際のポイント」を詳しく紹介します。導入コストを抑えるポイントまで解説しているため、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスフォンとは？

ビジネスフォンとは、企業や事務所などで使用される多機能な電話機です。

一般の電話機能に加えて複数の内線電話を扱える仕組みや、着信履歴や転送機能など、ビジネスシーンで役立つ機能があります。

ビジネスフォンは、企業の通信インフラとして、効率的な業務運営を支える多彩な機能を備えた電話機です。

ここから、ビジネスフォンをより詳しく解説します。

• ビジネスフォンと家庭用電話機の違い
• ビジネスフォンの便利な機能

ビジネスフォンと家庭用電話機の違い

ビジネスフォンと家庭用電話機には、機能面や用途で大きな違いがあります。

ビジネスフォンは、企業の通信インフラとして、業務効率化のための多彩な機能を備えていますが、家庭用電話機は基本的な通話機能が中心です。

ビジネスフォンには、発信者番号表示、構内交換機能、不在転送機能などがあり、複数の内線電話を一元管理できます。

家庭用電話機にはこうした機能はなく、単純な発信・着信の機能のみです。

ビジネスフォンは企業の業務に特化した高機能な電話機であり、家庭用電話機とは機能面で大きく異なります。

ビジネスフォンの便利な機能

ビジネスフォンには、業務効率化や社内コミュニケーション円滑化のための便利な機能が多数搭載されています。

主装置を介して複数の外線と内線を制御するため、通常の電話機にはない高度な機能を実現できます。

代表的なビジネスフォンの便利機能は、以下の通りです。

• 発信者番号表示
• 着信転送
• 通話録音
• 留守番電話
• 構内交換
• 短縮ダイヤル
• ナンバーディスプレイ

また、ビジネスフォンの仕組みを応用して、ドアホンやFAXなども主装置に接続できます。

ビジネスフォンには業務の効率化や利便性向上につながるさまざまな機能が備わっており、企業の通信インフラとして重要な役割を果たします。

ビジネスフォンに必要な主装置の仕組み

ビジネスフォンに必要な主装置は、外線と内線を制御し、さまざまな機能を実現する重要な役割を担っています。

主装置には、基板(ユニット)と呼ばれる部品が搭載されており、ユニット同士の組み合わせで主装置の機能や収容数が決まります。

主装置に搭載されるユニットには、制御ユニット、内線ユニット、外線ユニット、電源ユニット、機能ユニット(転送機能や録音機能など)があります。

ユニットを必要に応じて組み合わせると、発着信制御、内線通話、転送、録音などの機能が利用可能です。

ビジネスフォンの主装置は、さまざまなユニットの組み合わせにより機能を発揮し、企業の通信インフラとして重要な役割を果たします。

ビジネスフォンの仕組みを利用した活用方法

ビジネスフォンの仕組みを応用すると、通話以外にもさまざまな活用方法が可能です。

ビジネスフォンは、主装置を介して外線や内線、さまざまな機器を制御しているため、その仕組みを利用すれば新たな機能を実現できます。

主な活用例は、以下の通りです。

• ドアホン
• FAXの接続
• スマートフォンの内線化
• 離れた拠点間の内線通話
• 自動応答・留守番電話の設定

また、主装置に録音機能を追加すれば、通話の録音や音声ガイダンスの設定も可能です。

ビジネスフォンの仕組みを柔軟に活用すると、オフィスの業務効率化やコミュニケーション円滑化につながる多彩な機能を実現できます。

1つの回線を複数の電話機で共有する

ビジネスフォンでは、1つの外線回線を主装置を介して複数の電話機で共有できます。

たとえば、オフィスに代表番号1つしかない場合でも、主装置を使えば、その1回線の着信を社内の複数台の電話機で同時に受けられます。

また、外線発信時も、社内の誰からでも代表番号から発信可能です。

ビジネスフォンの主装置は、1つの外線回線を社内で共有し、効率的な通信を実現する重要な役割を果たします。

部署・担当者ごとに電話番号を割り当てる

ビジネスフォンでは、部署や担当者ごとに専用の電話番号を割り当てられます。

主装置が外線と内線を制御しているため、1つの外線回線から複数の内線番号を作成し、それぞれに異なる電話番号を設定できます。

たとえば、代表番号が1つしかない場合でも、営業部門用に03-1234-5678、総務部門用に03-1234-5679など、部門別に異なる電話番号を割り当てられます。

着信時は、発信者が選んだ番号に応じて、対応する内線電話機が鳴動します。

ビジネスフォンの主装置は、限られた外線回線から効率的に内線番号と電話番号を増設でき、部署や担当者に合わせた運用が可能です。

内線・転送機能で電話の取り逃しを防ぐ

ビジネスフォンの内線・転送機能を活用すると、電話の取り逃しを防げます。

内線機能でオフィス内の複数の電話機で着信を受けられるため、誰でも必ず対応できます。

また、転送機能を使えば、不在時に別の内線や携帯電話に転送できます。

たとえば、受付担当者が外出中に着信があった場合、内線転送設定により、別の社員の電話機や携帯電話に転送されます。

さらに、応対が難しい場合は留守番電話に転送して、後で折り返し対応も可能です。

ビジネスフォンの内線・転送機能は、社内の人手を効率的に活用し、重要な電話を取り逃がさずに対応できる有効な手段です。

ビジネスフォンを選ぶ際のポイント

ビジネスフォンを選ぶ際は、社員数や業務内容に合わせて、適切な機能と収容数を持つ製品を選ぶ必要があります。

ここからは、ビジネスフォンを選ぶ際のポイントを5つ紹介します。

• ビジネスフォンの数や接続数を把握して選ぶ
• 回線の種類から選ぶ
• 必要な機能を整理してから選ぶ
• 増設の可能性を想定して選ぶ
• 導入方法から選ぶ

社内の現状と将来の拡張性を考慮し、適切な機能と収容数を備えたビジネスフォンを選ぶのが重要です。

ビジネスフォンの数や接続数を把握して選ぶ

ビジネスフォンを選ぶ際は、社員数や業務内容に合わせて、適切な電話機台数と同時通話数を備えた製品を選ぶのがおすすめです。

ビジネスフォンの主装置には、収容可能な電話機台数と同時に利用できる外線数(同時通話数)の上限があります。
もし社内の規模や用途に合わない場合、機能が不足したり過剰になったりします。

たとえば、社員数10人程度の小規模オフィスであれば、最大収容数20台程度で同時通話数5チャネルの主装置で十分でしょう。

一方、コールセンターのように同時に多数の通話が見込まれる場合は、同時通話数が多い製品を選ぶ必要があります。

社内の現状と将来の拡張性を考慮し、適切な電話機台数と同時通話数を備えたビジネスフォンを選びましょう。

回線の種類から選ぶ

利用する回線の種類と主装置の対応が合わないと、正常に動作しません。

そのため、ビジネスフォンをオフィスで利用する回線の種類に合わせて、適切な主装置の選択をしましょう。

また、アナログ回線、ISDN回線、ひかり回線など、主装置が収容可能な回線の種類が決まっています。

たとえば、オフィスでアナログ回線を利用する場合は、アナログ回線に対応した主装置を選びます。

一方、光回線を利用する場合は、光回線に対応している主装置が必要です。

加えて、ISDN回線とアナログ回線の両方を利用するなら、両方に対応した主装置を選ぶ必要があります。

オフィスで利用する回線の種類に注目し、適切な対応を備えた製品を選びましょう。

必要な機能を整理してから選ぶ

ビジネスフォンを選ぶ際は、まず社内の業務内容や人数を踏まえ、必要な機能を整理する必要があります。

ビジネスフォンには、通話録音、自動応答、内線転送などさまざまな機能があります。

もし社内で不要な機能を搭載すると無駄なコストがかかるため、必要最低限の機能を絞り込むのが重要です。

たとえば、コールセンター業務であれば通話録音機能が必須ですが、社内で頻繁に会議をおこなう場合は、複数人で同時に通話できる多者通話機能が求められます。

一方、小規模オフィスで単純な発着信が中心なら、高度な機能は不要でしょう。

社内の業務形態と人数に合わせて、本当に必要な機能は何かを整理し、過不足のない製品を選ぶのが大切です。

増設の可能性を想定して選ぶ

ビジネスフォンを将来的に増設する可能性を想定し、拡張性の高い製品を選ぶのが重要です。

ビジネスフォンの主装置は、収容可能な電話機台数や同時通話数に上限があります。

そして、社員数の増加や業務拡大に伴い、電話機や回線を増やす必要が出てくる可能性があります。

たとえば、現在は10人規模の小規模オフィスでも、将来20人まで増員する計画があれば、最大収容数20台以上の主装置を選ぶ必要があります。

また、現状は同時通話数5チャネルで足りていても、コールセンター業務を立ち上げる予定があれば、より多くの同時通話数に対応した製品を選ぶ必要性がでてきます。

社内の現状だけでなく、将来の拡張計画も考慮し、増設の余地を持った拡張性の高いビジネスフォンを選択すると、無駄なコストを抑えられます。

導入方法から選ぶ

ビジネスフォンは、自社施工が可能か専門業者に依頼するかによって、コストや対応の早さが変わってきます。

ビジネスフォンの導入には、主装置の設置、配線工事、電話機の設定など、さまざまな作業が伴うため、自社で対応できるかどうかで、導入の手間やコストが大きく変わります。

たとえば、自社施工が可能な場合は、専門業者に依頼するよりも初期コストを抑えられます。

一方、専門業者に依頼すれば、確実な導入と保守が期待できますが、費用は高いです。また、拠点が離れている場合は、専門業者に依頼する方が効率的でしょう。

ビジネスフォンの導入方法は、コストや対応の早さに影響するため、自社の状況に合わせて、自社施工か専門業者委託かを検討しましょう。

ビジネスフォンの仕組みを理解してビジネスに応用しよう

この記事では「ビジネスフォンの仕組みと活用方法、選ぶ際のポイント」を詳しく紹介しました。

ビジネスフォンは、主装置を介して外線と内線を制御し、通話以外にもさまざまな機能を実現できます。

社内で不要な機能を搭載すると無駄なコストがかかるため、社内の規模や業務内容に合わせて、適切な機能と収容数を持つ製品を選ぶのがおすすめです。

ビジネスフォンの仕組みを応用し、社内の現状と将来の拡張計画を考慮したうえで、適切な機能と収容数を備えた製品を選んでみてください。