ビジネスフォンの選び方は？選択基準や考えるときのポイントを解説

会社の電話システムは業務効率に直結する重要な設備ですが、「選択基準や自社に最適な機能がわからない」などの声をよく耳にします。

ビジネスフォンの選び方を間違えると、同時通話数が足りずお客様をお待たせしてしまったり、必要な機能が使えず業務効率が下がったりするなどの問題が発生します。

導入後の失敗を防ぐためには、自社の業務体制に最適なビジネスフォンを選ぶための具体的な基準を知ることが重要です。

この記事では、ビジネスフォンの選び方と主要なメーカー、検討すべきポイントを詳しく解説します。
導入するときの参考にしてください。

ビジネスフォンの選び方1｜利用台数と同時通話数

ビジネスフォンを選び方の一つとしてあげられるのが、利用台数と同時通話数（チャンネル数）です。
適切な設定により、「話し中」による機会損失を防げます。

台数を決める目安

ビジネスフォンの導入台数は、オフィスにおける電話利用の頻度と社員の業務内容に応じて決定します。

電話利用の頻度による台数の目安は、以下のとおりです。

利用頻度	必要台数
各社員が頻繁に電話する	デスク数と同じ台数
電話する人数が5割程度	全社員の半分程度

電話営業をおこなうオフィスでは、各デスクに1台ずつ設置するのが適切です。

一方、電話を使用する社員が全体の半分程度であれば、デスク2台につき1台の配置で十分対応できます。

また、会議室や受付エリアなど、追加で検討すべき設置場所もあります。

導入後に台数不足や過剰設置を避けるために、現在の業務体制だけでなく、将来的な組織拡大も考慮して台数を決定することが重要です。

同時通話数（チャンネル数）の目安

同時通話数（チャンネル数）の目安を決めるときは、従業員数と電話対応の頻度を考慮する必要があります。

一般的な目安として、従業員数のうち3分の1程度のチャンネル数が適切とされています。

従業員数	推奨チャンネル数
10人	3～4チャンネル
30人	10チャンネル
100人	30チャンネル

企業は、繁忙期の電話量や同時に電話対応できる社員数を把握し、適切なチャンネル数を設定することが重要です。

ビジネスフォンの選び方2｜電話回線の種類

電話回線の種類も、ビジネスフォンの選び方に含まれます。
回線によって同時通話数やコストが大きく異なるため、自社の利用状況に適した選択が必要です。

電話回線には、おもに以下2種類があります。

回線	特徴	種類
アナログ回線	導線で電話機をつないで声を伝えるため、停電などの有事のときに強い	・ダイヤル回線：トーン信号を用いて信号を送出する ・プッシュ回線：パルス信号を用いて信号を送出する
デジタル回線	音声をデジタル化してデータを送出するため、アナログ回線より盗聴の心配がない	IP電話：インターネット回線を利用する（例：ひかり電話）

それぞれ詳しく解説します。

アナログ回線

アナログ回線は、従来の家庭用電話機に使われていた回線で、導線で電話機をつないで声を伝える仕組みをもちます。

おもに、以下2種類が存在します。

アナログ回線の種類	特徴
ダイヤル回線	トーン信号を用いて信号を送出する。一部サービスを利用できない場合がある
プッシュ回線	パルス信号を用いて信号を送出する

アナログ回線は1回線1通話しか利用できない、通信費が高いなどのデメリットがありますが、一方で話し中に電話が途切れない、通信障害が少ないなどのメリットがあります。

また、停電などの有事のときにも強い特徴があります。

デジタル回線

デジタル回線は、現在主流の電話回線で、音声をデジタル化してデータを送出します。
インターネット回線を利用して通話するIP電話が該当します。

インターネット回線を利用するデジタル回線のメリットは、音声がクリア、アナログ回線と比べ盗聴のリスクが低いなどです。

ただし、周辺機器を用意する必要があったり、通信障害が起こりやすかったりするデメリットもあります。

なお、よく聞かれる「ひかり電話」はこのIP電話の1種で、NTTが提供しているインターネット「光ファイバー」を利用して通話する回線です。

回線種別の選び方は、以下の記事も参考にしてください。

ビジネスフォン向け電話回線種別の選び方｜メリット・デメリット

ビジネスフォンの選び方3｜求める機能

ビジネスフォンには多くの機能が搭載されているため、自社の業務内容に合わせて必要な機能を選定することが重要です。

機能が多いほど価格も高くなるため、不要な機能が搭載された機種を選ぶと無駄なコストがかかってしまいます。

必須機能のほか、状況別に必要な機能を紹介します。

必須機能

必須機能には、外線通話のほか、内線通話、保留・転送があります。
これらはほとんどのビジネスフォンに搭載されていますが、その充実度が異なります。

たとえば、製品によっては、会社内の内線だけでなく、スマートフォンとの連携も可能です。

本社や支店などの複数の拠点を光回線で連携させ、拠点間での内線通話ができるようになるものもあります。

これらの機能は、外線からの着信を担当者以外が受けた場合でも、一旦保留にしてから内線で担当者を呼び出し、スムーズに転送できます。

社員数が多い企業でも、効率的な電話対応が実現できるでしょう。

テレワークや外営業が多い企業に必要な機能

テレワークや外営業が多い企業では、場所を問わずに社内の電話システムを利用できる機能が必要です。

主要な機能は、以下のとおりです。

主要な機能	特徴
リモートコールバック機能	外出先から指定の番号へワンコールして切ると、ビジネスフォンから自動的にコールバック
無応答転送機能	ビジネスフォンで応答できなかった場合に、外出している担当者の携帯電話へ転送
外線自動転送機能	事前に登録した電話番号からの着信を担当者のスマートフォンへ自動的に転送

これらの機能により、働き方の多様化に対応しながら、顧客サービスの質を維持できます。

特に営業担当者が多い企業では、転送機能の活用により、顧客からの重要な連絡を逃すことなく対応できます。

お問い合わせ対応が多い企業に必要な機能

お問い合わせ対応が多い企業では、顧客との円滑なコミュニケーションを実現するために、以下の機能が必要です。

機能の種類	具体的な機能
自動応答・留守番電話系機能	・自動応答機能：営業時間外の対応を自動化 ・ボイスメール機能：メッセージの確実な受信 ・留守番電話機能：不在時の顧客対応
通話録音・管理機能	・自動通話録音機能：品質向上と証拠保全 ・通話メモ機能：重要な内容の記録 ・通話情報管理システム：対応履歴の一元管理
着信制御機能	・着信お待たせ機能：混雑時の顧客離脱防止 ・代理応答機能：確実な着信対応 ・着信拒否、迷惑電話撃退機能：業務効率化

これらの機能により、顧客満足度の向上と業務効率化の両立が可能になります。
特に、通話録音機能は、スタッフの応対品質向上や顧客とのトラブル防止に効果的です。

主要なビジネスフォンメーカー一覧

ビジネスフォンの主要製品を理解すると、自社に最適な機種を選択できます。

代表的な製品を以下に紹介します。

メーカー	特徴
NTTコミュニケーションズ	国内最大手の通信事業者で、高い信頼性と豊富なラインナップをもつ。大手企業から中小企業まで幅広い層に支持。「SmartNetcommunity」シリーズは、スマートフォンとの連携が可能で、オフィス・自宅・外出先を問わずに利用できる
株式会社日立製作所（日立）	国内有数の総合電機メーカーで、高い技術力と製品の信頼性あり。丸い受話器で長時間でも疲れにくいデザイン性、モバイル端末の内線化などにより、ワークスタイルの幅が広い。大規模オフィスやコールセンター向けの高機能モデルが人気
株式会社SAXA（SAXA）	中小企業向けのビジネスフォンに強みをもつ。低価格でありながら必要十分な機能を備えた製品あり。中小規模オフィスに最適
日本電気株式会社（NEC）	高い技術力と豊富な実績。便利な電話機能をはじめ、スマートフォンの内線化やクラウドサービスとの連携が可能。大手企業向けの高機能モデルから中小企業向けの低価格モデルまで、幅広いラインナップ
株式会社ナカヨ通信機（NAKAYO）	中小規模オフィス向けのビジネスフォンに強みをもつ。基本機能から豊富な転送機能や折り返し発信まで、使い方は自由自在。ビジネスフォンの性能が充実しており、低価格でコストパフォーマンスが高い製品が人気
岩崎通信機株式会社（IWATSU）	中小企業向けのビジネスフォンに強みをもつ。シンプルな操作性と低価格が魅力で、ビジネスフォンは小型・軽量化され、オフィス環境に応じて選択可能。コードレスタイプもあり
パナソニック株式会社	高い技術力と豊富な実績を誇る。大手企業から中小企業まで幅広い層に支持。ドアの解錠・施錠が可能な機能もあり

以下の記事では、事業規模別におすすめのメーカーも紹介しています。
あわせて参考にしてください。

ビジネスフォンおすすめ人気ランキング7選！選び方のポイントまで徹底解説

ビジネスフォンの選び方で検討すべきポイント

ビジネスフォンを選ぶときには、機能面だけでなく、自社の特徴や長期的な運用を見据えたポイントで検討することが重要です。
選び方で検討すべきポイントを解説します。

自社の業務体制

ビジネスフォンの選び方において、自社の業務体制の正確な把握は、最適な機能選択の基盤となります。

外勤営業が多い、問い合わせ対応が多いなど、業務体制によって必要な機能は異なります。

働き方の多様性に配慮した機能をもつビジネスフォンを選ぶと、より効果的な導入を図れるでしょう。

導入後の利用状況の変化

ビジネスフォンを導入するときは、事業の成長や組織の変化にともなって利用状況が変わることを想定しておく必要があります。

従業員数の増減や業務内容の変化により、以下のような変化が生じる可能性があります。

• 従業員数の増加による電話機台数の追加
• 部署の新設や移転による配置変更
• 事業拡大にともなう同時通話数の増加
• 新機能の追加やシステムのアップグレード

対応策として、拡張性のあるシステムを選択したり、将来的な成長を見込んだ容量設計をおこなったりすることが大切です。

また、柔軟な配線工事が可能な機器を選定する、定期的な利用状況の見直しをおこなうなどの方法もよいでしょう。

導入時点での最適解が数年後も同じとは限らないため、事業計画と照らし合わせながら、中長期的な視点でシステムを選択することが重要です。

導入・ランニングコスト

ビジネスフォンを選ぶときは、初期費用だけでなく継続的に発生する費用も十分に検討する必要があります。

おもな費用項目は、以下のとおりです。

• 導入費用：主装置・専用電話機の購入費用、設置工事費など
• ランニングコスト：月額基本料金、通話料金、保守契約料など

特に電話回線の選択では、従来のアナログ回線と比較して、デジタル回線のIP電話サービスのほうがコスト削減が図れます。

また、リース契約を利用する場合は月々の支払いが発生するものの、初期投資を抑えられるでしょう。

総合的なコストパフォーマンスを考慮し、自社の予算と利用状況に最適なプランを選択することが重要です。

ビジネスフォンの選び方を参考に自社に最適な製品を選択しよう

ビジネスフォンを導入するときには、選び方を正しく理解したうえで、自社の状況に最適な製品を選択することが重要です。

選ぶときは、利用台数と同時通話数、電話回線の種類、求める機能で検討しましょう。

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また、以下の記事ではビジネスフォンの導入手順を解説しています。

ビジネスフォンを導入するには？導入手順や費用目安を解説