ビジネスフォン業者の選び方は？契約前に確認すべき6つのポイント
ビジネスフォンの導入や切り替えを検討するとき、「どの業者を選べばいいかわからない」「料金体系が複雑で比較できない」などの悩みを抱える企業は少なくありません。
業者選びを間違えると、「料金が不透明」「サポートが不十分」「自社に合わない機種を提案された」など、導入後に大きな問題が発生します。
この記事では、ビジネスフォン業者選びで失敗しないための6つの重要なポイントを解説します。
適切な業者選びで、コスト削減と業務効率化を実現しましょう。
ビジネスフォン業者選びで失敗しないための6つのポイント
ビジネスフォン業者を選ぶとき、価格の安さだけで判断してはいけません。
安価な業者は扱いづらい商品を扱っている可能性や、アフターフォローが不十分な場合があります。
以下6つのポイントを確認すると、失敗しない業者選びが可能です。
- 導入実績と顧客満足度
- 保守・サポート体制の品質と対応速度
- 料金体系の透明性と総コスト
- 工事対応力と導入スピード
- 取扱機種の豊富さと自社要件への適合性
- 契約条件と解約時の取り決め
それぞれ詳しく解説しますので、業者選びに役立ててください。
導入実績と顧客満足度
ビジネスフォンの業者選びで最初に確認すべきポイントは、業者の導入実績や業界経験です。
実績が豊富な業者の場合、多様な企業のニーズに対応してきた経験があるため、適切な提案をしてもらえる可能性が高くなります。
とはいえ、「実績が多い＝必ずしも自社に最適」ではありません。
業界や企業規模によって求める機能やサポートは異なるため、自社と同じ業種・規模の導入事例があるかどうかを確認することが重要です。
業者の評判を確認するには、以下のような方法があります。
- 業者の公式Webサイトで導入事例を確認する
- 自社と同じ業界・規模の実績があるかを見る
- 口コミや評判を調査する（Googleレビュー・業界フォーラムなど）
実績豊富な業者であれば、トラブル対応や専門知識の面でも安心して任せられます。
保守・サポート体制の品質と対応速度
ビジネスフォンは長期間利用するため、導入後のサポート体制が重要な選択基準となります。
業者を選ぶときは、以下のポイントを確認しましょう。
| 確認ポイント | 詳細 |
|---|---|
| 対応スピード | ・24時間365日対応かどうか ・対応時間帯 ・緊急時の出張修理対応の有無 |
| サポート内容の範囲 | ・故障時の修理や部品交換が保守契約に含まれているか ・操作方法の問い合わせや設定変更などの技術サポートの有無 |
| 実際の対応品質 | ・専任スタッフの配置状況 ・全国ネットワークでの迅速な対応体制があるかどうか |
特に、実際の対応品質を確認することが重要です。
トラブル発生時の業務への影響を最小限に抑えるために責任をもって対応してくれる業者を選ぶと、安心して長期運用できます。
料金体系の透明性と総コスト
ビジネスフォン業者を選ぶときは、料金体系の透明性と総コストの把握が重要です。
業者によって費用構造は大きく異なるため、事前に詳細な見積もりを取得しましょう。
主要な費用項目は、以下のとおりです。
- 初期費用：機器代金、工事費、設定費など
- 月額費用：基本料金、通話料、保守費用など
- その他：メンテナンス費、追加機能費など
確認すべきポイントとして、料金表示が明確で、隠れた費用がないかがあげられます。
特に、「工事費別途」「設定費追加」といったあとから発生する費用には注意が必要です。
また、総コストは複数年契約での割引や、導入規模による単価変動も含めて算出しましょう。
安い初期費用でも、月額費用が高額な場合は長期的に割高になる可能性があります。
見積もり段階で不明な点があれば、遠慮なく質問して、透明性の高い業者を選択することが大切です。
工事対応力と導入スピード
ビジネスフォンの導入工事は、業務への影響を最小限に抑えるため、迅速かつ丁寧な対応ができる業者を選ぶことが重要です。
業者によっては自社施工ではなく、外部の工事業者に委託するケースもあるため、対応スピードに大きな差が生じる場合があります。
実際に業者に問い合わせるときは、以下の点を確認しておくと安心です。
| 確認項目 | 詳細 |
|---|---|
| 工事期間 | 契約から工事完了までのスケジュール |
| 施工体制 | 自社施工か、外部業者委託か |
| 対応エリア | 全国対応か、地域限定か |
| 緊急対応 | 急な工事依頼への対応可否 |
また、工事日程の調整がしやすく、土日祝日の対応も可能な業者を選ぶと、営業日への影響を避けやすくなります。
電話が使えない期間を最小限に抑えて業務への支障を減らすために、スムーズな工事対応ができるビジネスフォン業者を選びましょう。
取扱機種の豊富さと自社要件への適合性
企業ごとに求める機能や台数は異なるため、幅広い機種を扱う業者のほうが自社に最適なビジネスフォンを選びやすくなります。
ただし、単に機種が多いからといって、優れた業者とは限りません。
特定メーカーに特化して、低価格で手厚いサポートを提供することを可能にしている業者も存在します。
適切な業者を選ぶために、以下のポイントを確認するとよいでしょう。
- 主要メーカー（NTT、日立、SAXA、NECなど）を扱っているか
- 自社の業務に適した機種の提案を受けられるか
- クラウドPBX（インターネットを使った電話回線サービス）などの新しい通信手段に対応しているか
機種の種類だけでなく、ニーズに合った提案ができる業者を選ぶと、企業に適したビジネスフォン導入をかなえられます。
そのためには、導入事例や実績、提案内容の具体性などを比較して信頼できる業者かどうかを見極めることが大切です。
おすすめのビジネスフォンのメーカーやクラウドPBXについては、以下の記事で詳しく解説しています。
あわせてご覧ください。
ビジネスフォンおすすめ人気ランキング7選！選び方のポイントまで徹底解説
クラウドPBXとはどんな仕組み？メリットは？おすすめサービス5選を比較！
契約条件と解約時の取り決め
ビジネスフォン業者を選ぶときは、契約条件と解約時の取り決めを必ず確認しましょう。
契約形態によって、解約時の負担は大きく異なります。
おもな契約形態の解約条件は、以下のとおりです。
| 契約形態 | 解約時の注意点 |
|---|---|
| 一括購入 | 解約制約なし、機器処分は自己負担 |
| リース契約 | 契約期間中の解約は違約金発生 |
| レンタル契約 | 短期解約可能、機器返却が必要 |
特にリース契約では、契約期間満了前の解約で高額な違約金が発生する可能性があります。
また、機器の撤去費用や処分方法についても事前に確認が必要です。
解約前の確認事項は、以下のとおりです。
- 最低利用期間と違約金の有無
- 機器撤去工事の費用負担
- 電話番号の継続利用可否
- 契約書に記載された解約手続きの流れ
契約期間満了時は解約金が発生しないため、ビジネスフォンの見直しに最適なタイミングといえます。
なお、ビジネスフォンのリース契約については、以下の記事で詳しく解説しています。
あわせて参考にしてください。
ビジネスフォンのリースとは？おすすめの会社や料金相場も詳しく紹介
ビジネスフォン業者の種類と特徴
ビジネスフォン業者は、おもにメーカー直販業者と代理店販売業者に分けられます。
- メーカー直販業者：通信機器メーカーが、自社のビジネスフォン製品を直接販売
- 代理店販売業者：メーカーや企業から委託を受けて、商品やサービスを顧客に販売する事業者
業者選択時は、自社の予算規模や求めるサポートレベルに応じて適切な業者タイプを選ぶことが重要です。
それぞれの特徴を解説します。
メーカー直販業者
メーカー直販業者は、NTTコミュニケーションズや日立、NEC、SAXAなどの通信機器メーカーが、自社のビジネスフォン製品を直接販売する形態です。
最新機種の提案力と専門的なサポート体制が大きな特徴となっています。
おもな特徴は、以下のとおりです。
- 自社ブランドの新製品や主装置を中心に販売している
- 最新機能や専用サポートを提供できる
- 製品に関する深い専門知識と技術力をもつ
- メーカー保証による安心感がある
メーカー直販業者では、多くが専用コールセンターを設置し、製品に特化した高度な技術サポートを提供しています。
故障時の対応も迅速で、純正部品による修理が可能です。
取り扱いは基本的に新品・標準価格となり、中古品の取り扱いは原則ありません。
製品の品質保証や長期的な安定運用を重視する企業に適しているでしょう。
代理店販売業者
代理店販売業者は、メーカーや企業から委託を受けて、商品やサービスを顧客に販売する事業者です。
複数のメーカーのビジネスフォンを取り扱っており、各機器の特徴も十分に把握しているため、顧客ニーズに応じた最適な提案をおこなえます。
おもな特徴は、以下のとおりです。
- 複数メーカーに対応している（NTTコミュニケーションズ、日立、NEC、SAXAなど）
- 新品・中古・リース・レンタルまで、幅広い選択肢がある
- 地域密着型の手厚いサポート体制がある
- コスト重視の提案が可能
代理店は、価格競争力に優れている傾向があります。
また、設置工事からアフターサービスまでワンストップで対応し、故障時の即日対応や24時間365日サポートを提供する業者もあるでしょう。
新品・中古機器の購入のほか、リース契約が可能な場合も多くあります。
数年単位の長期で利用できるリース契約ができると、初期費用を抑えることが可能です。
ビジネスフォン業者をお探しなら「プラスト」がおすすめ
信頼できるビジネスフォン業者をお探しの場合、豊富な実績と専門知識をもつ株式会社プラストのOA機器サービスのご利用がおすすめです。
プラストでは、NTTコミュニケーションズ、日立、SAXAなど主要メーカーの製品を取り扱っており、お客様のニーズに最適なビジネスフォンをご提案できます。
また、導入前の詳細なヒアリングから設置工事、アフターサポートまで一貫して対応しているため、安心しておまかせいただけます。
ビジネスフォンのほかにも、複合機（FAX）や防犯・監視カメラ、UTM（統合脅威管理アプライアンス）もご相談可能です。
スマートなオフィス作りをお手伝いいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
自社に最適なビジネスフォン業者を選定しよう
ビジネスフォン業者の選定は、今後の業務効率や運用コストに大きく影響する重要な決定です。
選ぶときは、導入実績や顧客満足度、保守・サポート体制の品質と対応速度、料金体系の透明性と総コストといった視点で検討しましょう。
また、工事対応力と導入スピード、取扱機種の豊富さと自社要件への適合性、契約条件と解約時の取り決めなどの確認も必要です。
単純な価格比較だけでなく、長期的な運用を見据えた総合的な判断をおこなうと、信頼できるパートナーとして自社の成長を支えてくれる業者を選定できます。
なお、以下の記事では、ビジネスフォンの導入手順について解説しています。
あわせて参考にしてください。
