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FAXをメールで転送する方法は複合機が便利!メーカー毎のFAX機能を紹介

2023年3月12日

FAXをメールで転送する方法をご存じでしょうか?

この記事ではFAXや複合機でメール転送する方法を紹介します。

メーカー毎の設定方法やトラブルシューティングについても紹介するので、設定方法に困った際の参考としてください。

FAXメールの転送機能を有効活用して業務改善に役立ててください!

<この記事で分かること>
・FAXをメールで転送する方法を知りたい!
・メーカー毎にFAXメールの設定方法を確認したい!
・FAXメール転送でエラーが起こった場合は何を確認すれば良い?

FAXにはメール転送機能がついている

文書や画像を送受信できるFAX(ファックス)ですが、電子データで取り込みたいときもありますよね。

そんな時に便利なのがFAXのメール転送機能です。

FAXで受信した画像データをメールに転送することで、FAXまで用紙を取りに行く必要がありません。

用紙を削減できるため、環境面にも配慮できます。
複合機にFAXのメール転送機能が搭載されている場合、新たに機器やソフトを導入しなくて良いのもメリットです。

新たに機器やソフトを導入する必要がない

複合機はコピー機能だけでなくFAXやスキャンといった機能が1つに取りまとめられています。そのため、複合機が1台あれば新たに機器やソフトを導入する必要がありません。

【複合機に搭載されている機能】
・コピー
・FAX
・スキャン

従来のFAXは送受信するデータを紙に起こす必要がありますが、メール転送を利用すれば紙資源の削減も実現できるのです。

簡単に設定できる

複合機を上手く使えば簡単にFAXのメール転送を設定できます。

メーカー毎にマニュアルでメールの転送方法が記載されていますので、メーカーが公開しているマニュアルを参考にしてください。

FAXでメールを転送する方法を比較

FAXでメールを転送する方法として、以下の2点が挙げられます。

  • ・メール転送機能付きの複合機を使用する
  • ・インターネットFAXサービスを利用する

それぞれの方法を比較してみましょう。

メール転送機能付きの複合機を使用する

FAXでメールを転送したい場合におすすめなのが、メール転送機能付きの複合機を使用することです。
複合機を使えば新たに機器やソフトを設置する必要がないため、コピー機とFAXの機能を果たせます。

複合機の設定

メーカーによって細かい設定方法は異なりますが、一般的な複合機では以下の手順によって設定します。

【複合機でメール転送を設定する手順】
1.操作パネルから「設定」を押す
2.SMTPサーバーのFQDN、IPv4アドレスを入力する
3.「ポート番号」を入力する
4.「接続テスト」を行い、接続の成功を確認する

SMTPサーバーのポート番号をチェックする

複合機との接続が上手くいかない場合、SMTPサーバーのポート番号をチェックしましょう。

SMTPサーバーはメールの送信元と宛先の間でメールの送受信をするアプリケーションです。

正しくSMTPサーバーの設定ができていない場合、FAXの転送ができない場合があります。

パソコン(Windows)の設定

FAXを受け取るためにはFAXを受信するためにパソコンで設定する必要があります。

パソコンで使えるメールの例として、Gmailなどがあります。

GmailはGoogleアカウントがあれば無料でメールが使えるサービスです。

Gmailで使用されているPOPサーバーおよびSMTPサーバーは以下の通りです。

受信メール(POP)サーバーpop.gmail.com
送信メール(SMTP)サーバーsmtp.gmail.com
アカウント名、ユーザー名メールアドレス
パスワードGmailのパスワード

インターネットFAXサービスを利用する

インターネットFAXサービスはメールでFAXの送受信ができるサービスです。

クラウドFAXサービスと呼ばれることもあります。

インターネットFAXサービスを使えばFAXサーバーがなくても、自前のインターネット回線があればFAXの送受信が可能です。

PCやスマホでFAXを受信し、そのまま返信できます。

FAXを電子データで管理できるため、省エネや紙資源の対策になる方法です。

複合機メーカーごとのFAXメール転送機能をチェック

FAXメールの設定方法は複合機メーカーによって異なるものです。

ここでは、複合機メーカーごとのFAXメール転送機能に関する設定方法をチェックしていきましょう。

フジゼロックス(現:富士フイルムビジネスイノベーション)

フジゼロックス(現:富士フイルムビジネスイノベーション)の複合機では以下の手順でFAXメールの送受信を設定します。

【複合機からFAXメールを送受信する手順】
1.メールを送受信するポートを有効にする
2.IPアドレスを設定する
3.メールアドレスやホスト名を登録する
4.メールの受信プロトコルを設定する:使用環境に合わせて、[POP3]または[SMTP]を設定します。
5.POP3サーバーを設定する
6.SMTPサーバーを設定する
7.送受信するドメインの制限を設定する
8.メール送受信のセキュリティーを設定する:メールの暗号化通信を行うために、S/MIME設定をします。

対応機器

株式会社プラストでは以下の機器に対応しています。

【対応機器】
DocuCentre-VII C7788/C6688/C5588/C7773/C6673/C5573/C4473/C3373/C3372/C2273

「エコ」「ユニバーサルデザイン」といった新しい選択基準にも対応しており、FAXのメール転送も可能です。

機種名DocuCentre-VII C7788 / C6688 / C5588
原稿サイズシート・ブック共に最大A3、11×17″、297×432 mm
用紙サイズ最大 SRA3(320×450 mm)、13×18″(330×457 mm)、A3
[手差しトレイでは13×19.2″(330×488 mm)]
最小A5[手差しトレイでは、郵便はがき(日本郵便製)、長形3号(120×235 mm)]
画像欠け幅先端4.0 mm、後端4.0 mm、左/右3.5 mm
用紙坪量トレイ 64 ~ 220 g/㎡
手差しトレイ64 ~ 300 g/㎡
ファーストコピー・タイムモノクロ:4.1秒(A4ヨコ/モノクロ優先モード時)
カラー:6.5秒(A4ヨコ/カラー優先モード時)
複写倍率等倍 1:1 ± 0.7 %
固定倍率50 %、70 %、81 %、86 %、115 %、122 %、141 %、200 %
任意倍率25 ~ 400 %(1 %きざみ)
連続複写枚数9999枚
出力トレイ容量500枚
電源AC100 V ± 10%、11 A+9 A、50/60 Hz共用(2電源)
最大消費電力2.0 kW
大きさ幅700×奥行841×高さ1145 mm
質量230 kg
機械占有寸法幅1574×奥行841 mm*11

東芝

東芝の複合機は簡単操作でシンプルな設定方法として利用できます。

FAXを転送する場合の設定方法は以下の通りです。

【設定方法:e-STUDIO 5015AC】
1.ホーム画面の[ファクス]を押します。
2.原稿をセットします。
3.タッチパネルの 1 を押した後に 2 テンキーを押して、宛先のファクス番号を入力します。
4.タッチパネルの[送信]を押すと、ファクスの送信が始まります。
【共有フォルダのスキャンデータを Windowsコンピュータに保存する】
1.エクスプローラーを起動します。
2.本機の IP アドレスとスキャンデータが保存されている共有フォルダ名を、以下の形式でアドレスバーに入力した後に、[Enter]キーを押します。
形式: ¥¥[本機の IP アドレス]¥file_share
例: 本機の IP アドレスが 192.168.0.10 の場合、エクスプローラーのアドレスバーに「¥¥192.168.0.10¥file_share」を入力します。
3.スキャンデータを Windows コンピュータに保存します。

対応機器・スペック

「e-STUDIO 5015AC」は簡単操作で使いやすいスタンダードモデルです。

スマホライクな使いやすい操作画面やPOP印刷など、特殊用紙印刷が可能なカラー複合機となっています。
以下は「e-STUDIO 5015AC」のスペック表です。

機種名e-STUDIO 5015AC
形式デスクトップ
カラー対応フルカラー
読み取り解像度600dpi×600dpi
階調256階調
用紙種類60~256g/m²の上質紙
大容量給紙装置より給紙する場合 64~105g/m²
手差し給紙の場合 52~280g/m²の上質紙、インデックス紙、OHPフィルム、郵便はがき、封筒*1
ウォームアップタイム約20秒(20℃)
リカバリータイム12秒以下
給紙方法/給紙容量カセット2段 自動給紙(東芝推奨紙 600枚×2)
および手差し給紙(最大100枚連続給紙可能)
オプション:多段給紙装置(東芝推奨紙 600枚×2)
大容量給紙装置(東芝推奨紙 2,360枚)
※FAX機能での手差し給紙は行えません。
両面機能スタックレス方式
トナー補給自動濃度検知、カートリッジ供給方式
メモリ容量4GB(メインメモリ、ページメモリ共有)
HDD容量320GB以上(セキュリティHDD)
電源AC100V・15A、50/60Hz共通
最大消費電力1.5kW以下
エネルギー消費効率123kWh/年
区分:複合機b
TEC値0.66kWh
大きさ操作パネル傾き 7度時:幅585mm×奥行775mm×高さ787mm
操作パネル傾き 90度時:幅585mm×奥行641mm×高さ787mm
質量78.7kg(本体のみ)
機械占有寸法幅968mm×奥行822mm(手差しトレイ伸長時、排紙ストッパ利用時、操作パネル傾き7度、取扱説明書ポケット含む)

ブラザー

ブラザーの複合機では以下の手順でFAXをメールに自動転送できます。

【FAXでメールを自動転送に設定する方法】
1. 【メニュー】を押す
2. 【ファクス】を押す
3. 【受信設定】を押す
4. [タッチパネル 下ボタン] /[タッチパネル 上ボタン] を押して画面をスクロールさせ、【メモリー受信】を押す
5. 【ファクス転送】を押す
6. [タッチパネル 電話/メール切り替えボタン] を押してEメールアドレス入力用テンキーに切り替える
[タッチパネル メールボタン] に表示が切り替わったことを確認してください。
7. 転送先のEメールアドレスを入力し、[タッチパネル OK] を押す

FAXをメール転送設定できない場合のトラブルシューティング

転送エラーが出たときなど、DAXをメール転送に設定できない場合の対処法は以下3点です。

  • ・複合機とパソコンを再起動する
  • ・ユーザー情報やサーバー情報をチェックする
  • ・ネットワークの障害があるかチェックする

突然メール転送ができなくなってしまった場合、ネットワークの障害など外的な要因である可能性があります。

複合機とパソコンを再起動する

これまで使えてたのに突然エラーが起きてしまったという場合は、複合機とパソコンを再起動してみましょう。

マシンを再起動することによって、エラーが解消される場合があります。

ユーザー情報やサーバー情報・ポート番号をチェックする

複合機に登録しているユーザー情報に誤りがある場合、複合機が通信できなくなります。

POPサーバーやSMTPサーバーの登録情報やポート番号を正しい数値に設定しましょう。

ネットワークの障害があるかチェックする

ネットワークに障害がある場合はメールの転送機能は使えません。

複合機との通信ができない場合、ネットワークの状態を確認してみましょう。

FAXメールの転送機能を有効活用しよう!

FAXメールは便利な機能ですが、突然使えなくなってしまうこともあります。

ネットワークの設定やセキュリティの設定に誤りがあるというケースが多いので、複合機やパソコンの設定を確認してみましょう。

株式会社プラストではビジネスにおすすめの複合機を提案しています。

複合機を有効活用してビジネスの効率化に役立ててください。

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