POSシステムとは？仕組みや導入するメリット・デメリット、選び方を簡単に解説

POSシステムがあれば販売管理や売上管理の作業効率がアップするため、数多くのスーパーマーケットや小売業などの店舗に導入されています。現在はPOSシステムの機能が充実しているので、導入すれば多くのメリットを得られます。

しかし、POSシステムで何ができるのか、どのPOSシステムを選べば良いのかわからないという人もいるかもしれません。そこで本記事では、POSシステムとは何か、基本機能や導入するメリット、導入時の注意点とポイントについて解説しますので、ご覧ください。

POSシステムとは？

POSシステムとは、毎日の販売状況や売上を管理するシステムです。売上管理と商品管理が連動できるPOSシステムがあれば、不足した商品の注文をスピーディーに行えます。複数の店舗がある場合でも、各店舗をまとめて管理することも可能です。

本項目では、POSシステムの基本機能などについて詳しく解説します。

POSシステムの基本機能

POSシステムを使うと何ができるのか、基本的な機能についてご説明します。

■売上管理

各店舗でどの商品がどれだけ売れたかを管理する機能です。レジで商品を販売すると、同時に売上管理もできるので、業務終了後に集計する必要などもなくなりますので便利です。

また各店舗の売上を集計してどの店舗の売上が落ちているのか、どの商品が売れていないのかなども細かく分析できます。分析データを活用すれば、売上アップのために仕入れの改善などの対策を講じることも可能です。

■商品管理

商品の在庫状況を管理する機能もあります。レジで商品を販売すると在庫も連動して管理できるので、個別に在庫管理せずに済みます。

人が目視で商品の在庫を管理すると、人件費がかかりミスも発生しやすいです。しかし、POSシステムを導入すれば自動的に商品の在庫管理ができますので非常に便利です。売れた商品数をリアルタイムに管理できるので、商品の発注もしやすくなるでしょう。

■顧客管理

顧客情報を管理することも可能です。顧客情報を登録しておけば、どの顧客がどのような商品を購入したかのデータを取得できます。

また顧客ごとにおすすめの商品をメールでお知らせするなど、マーケティング戦略にも生かせます。さらに問い合わせ対応時に購入履歴を用いることで、問い合わせをスムーズに処理できるでしょう。

POSシステムの種類

POSシステムにはさまざまな種類があります。それぞれの種類について解説しましょう。

■筐体一体型

レジ端末とPOSシステムが一体型になったタイプです。この種類の端末を購入すれば、すぐにPOSシステムを使えます。

■ハンディ端末型

端末が小型化しており、持ち運び可能なタイプです。長時間使用可能なバッテリーを搭載しており、宅配サービスなどで幅広く使われています。

■スマホ・タブレット型

スマホやタブレットにPOSシステムアプリをインストールして使うタイプです。端末を購入する必要がないので、安価にそろえられるメリットがあります。

POSレジとの違い

POSシステムと似た言葉にPOSレジがあります。二つは良く似ていますが、若干違います。

POSレジとは、POSシステムを搭載したレジを指します。POSシステムの種類の中では、筐体一体型やハンディ端末型がPOSレジに該当します。

一方、スマホ・タブレット型はスマホやタブレットにPOSシステムのアプリをインストールするタイプなので、POSレジとは言えません。

POSシステムを導入するメリット

POSシステムを導入するメリットについて見ていきましょう。

業務効率化・生産性向上が期待できる

売上や商品在庫を自動で管理できるので、業務効率がアップして生産性が向上します。毎日業務終了後に売上計算をしたり在庫を数えたりする必要がなくなりますので、その分他の作業をできるようになるでしょう。

コスト削減につながる

売上管理や商品管理を手動で行う必要がなくなるので、人件費が減ってコスト削減につながります。このように、人件費を削減できるのは大きなメリットです。

複数店舗のデータを一元管理できる

複数店舗がある場合、すべての店舗のデータを一元管理できます。店舗ごとに管理や集計をする必要がなく、すべての店舗の売上や在庫をリアルタイムに分析できるので管理しやすいでしょう。

ヒューマンエラーを防止できる

Excelなどで売上を計算し、目視で商品在庫を数えるとどうしてもミスが発生しやすいです。しかし、POSシステムがあれば短時間で正確な管理ができるようになります。

従業員による不正を防止できる

POSシステムで売上を管理すれば、従業員がお金や商品を盗んでも売上や商品数をごまかすことができません。データの書き換えを管理者権限がないとできないようにすれば、従業員による不正を防止できますので安全です。

POSシステムのデメリット・注意点

POSシステムのデメリット・注意点についてもご説明します。

まとまった初期投資が必要

POS端末をレジの数だけ購入したり、ネットワーク環境を整えたりするとまとまった初期投資がかかります。またネットワーク回線の維持費用やレジのサポート費用などの運用コストもかかるので、予算を確保しておく必要があるでしょう。

停電や故障などのリスクが存在する

停電が発生した場合はPOSシステムを使えなくなり、システムが故障する場合もあります。そのため、停電時のバックアップ電源やサポート体制を確保しておく必要があるでしょう。

POSシステムを選ぶ際に重要なポイント

POSシステムにもいろいろな種類や機能があります。そこで、POSシステムを選ぶ際の重要なポイントについてご説明します。

必要な機能が備わっているか

必要な機能が備わっているか、管理項目や機能を詳しく確認しておきましょう。業界ごとに必要な機能や項目が違うので、自社の業界に適したシステムを選ぶことをおすすめします。

操作性は良いか

ボタンの配置や画面遷移などはメーカーやバージョンによって異なります。そのため、導入する前に一度使ってみて、操作性を確認しておきましょう。このとき、レジ本体や管理画面を使う従業員に意見を求めておいた方が実務で役立ちやすくなりますので、おすすめです。

拡張性は高いか

店舗が一店舗しかなくても、今後店舗が増えるなど状況の変化に応じて拡張できるかどうかも大事です。店舗が増えると複数店舗の売上集計や在庫管理、他店舗のスタッフの勤怠管理などが必要になります。そのため、POSシステムを選ぶ際には拡張性も確認しておきましょう。

自社で利用している他のツールと連携できるか

すでに在庫管理システムを使っている場合などは、既存のツールと連携できるかどうかも確認しましょう。スムーズに連携できれば、新しいツールをインストールしてデータを入れ直す必要がありませんので手間が省けます。

サポート体制は十分か

導入したPOSシステムのメーカーのサポート体制が充実しているかどうかもチェックしてください。故障した場合などに迅速にサポートを受けられるか、バージョンアップデートができるかなどは非常に重要です。

まとめ

本記事では、POSシステムとは何か、基本機能や導入するメリット、導入時の注意点とポイントについて解説しました。POSシステムを導入すると大きなメリットを得られることがわかっていただけたでしょう。

しかし、自社に合ったPOSシステムを選ぶ時間がない、知識がないので専門的なことがわからないという場合も多いかもしれません。

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