ペーパーレスファックスとは？5つのメリットや導入がおすすめな企業の特徴を詳しく紹介
「FAXの紙代やインク代がかさむ」「FAXの仕分けや転送に時間がとられる」といった課題に直面していませんか？
従来のFAX運用は、コスト増や業務効率の低下、働き方の制約など、多くの企業で問題となっています。
しかし、ペーパーレスファックスは、インターネットを利用してFAXをデータで送受信するため、紙や複合機は不要です。
そこで本記事では、以下の内容について解説します。
- ペーパーレスファックスの基礎知識と主な種類
- メリット
- 導入する際の注意点
- 導入する際の確認すべきポイント
- 導入がおすすめな企業な特徴
FAX業務の課題を解決し、より効率的で安全なビジネス環境を構築したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
ペーパーレスファックスの基礎知識と主な種類を解説
ペーパーレスファックスについての基礎知識と、主な種類を詳しく解説します。
基礎知識
ペーパーレスファックスとは、従来の紙とFAX機を使う代わりに、インターネットを使ってFAXを送受信する仕組みのことです。
ペーパーレスファックスを導入することで、パソコンやスマートフォンからFAXを送受信できるようになります。そのため、紙やインク、FAX機が不要になり、オフィス以外の場所でもFAX業務が可能です。
また、受信したFAXはデータとしてメールで受け取れ、パソコンで作成した書類は直接FAXとして送れるため、印刷の手間が省けます。
したがって、ペーパーレスファックスは、インターネットを通じてFAXのやり取りをすべてデータで行う便利なサービスです。
主な種類
ペーパーレスファックスは、企業の課題に合わせて様々な種類から選択でき、業務効率を大幅に改善できます。
ここでは、主な3つの種類についてまとめました。
| 種類 | 概要 | 特徴 |
|---|---|---|
| 複合機を利用する方法 | パソコンとペーパーレスFAX機能付き複合機を接続して送受信 | ・送信直前まで文書修正ができる ・印刷コストを削減できる ・固定電話回線と複合機がいる |
| インターネットFAXを利用する方法 | インターネット回線を通じてFAXを送受信 | ・オフィス以外の場所でもFAX業務ができる ・複合機や専用端末がいらない ・インターネット環境に左右されやすい |
| クラウドFAXを利用する方法 | クラウド上に電話交換機を設置し、専用アプリやブラウザでFAXを送受信 | ・電話回線とインターネット回線の両方で送受信ができる ・自社の運用に合ったサービスを選べる ・専用アプリのインストールが必要な場合がある |
これらの情報を参考に、貴社にとって最適なシステムを選択してください。
ペーパーレスファックスの5つのメリット
ペーパーレスファックスを導入する際のメリットは5つあります。
- 印刷にかかるコスト削減ができる
- FAX業務の時間を短縮できる
- どこからでもFAXを送受信できる
- 情報漏洩リスクを減らせる
- 書類の保管・管理をなくせる
それぞれ詳しく解説します。
1.印刷にかかるコスト削減ができる
ペーパーレスファックスを導入することで、印刷にかかるコストを削減できます。
従来のFAXでは受信した文書をすべて印刷する必要があったため、用紙代やインク代などの消耗品費が継続的に発生していました。
しかし、ペーパーレスファックスであれば、受信した文書がデータとしてパソコンやクラウド上に保存されるため、不要な印刷をせずに内容を確認できます。
したがって、日々の印刷コストだけでなく、消耗品の発注や管理にかかる手間も減らせるため、間接的なコスト削減にも繋がります。
2.FAX業務の時間を短縮できる
ペーパーレスファックスの導入は、FAX業務にかかる時間を短縮できます。
従来のFAXは受信のためにFAX機の前に張り付いたり、送信後にエラーがないか確認したりする手間がありました。
ペーパーレスファックスでは、送受信がパソコンやスマートフォン上で行えるため、他の業務と並行して効率的に処理を進められます。
具体的には、受信したFAXは直接データとして保存されるため、必要なものだけを仕分けて印刷できます。
また、送信もパソコンから直接行えるため、わざわざFAX機のある場所まで移動する必要がありません。
したがって、ペーパーレスファックスは、FAX業務にかかる様々な手間を省き、業務時間の短縮に繋がります。
3.どこからでもFAXを送受信できる
ペーパーレスファックスを導入すると、場所にとらわれずにFAXの送受信が可能です。
従来のFAXのように特定の場所に縛られることなく、インターネット環境とパソコンやスマートフォンがあればどこからでもFAX業務が行えます。
たとえば、テレワークや出張中に受信したFAX内容を確認したり、必要な書類をその場で送信したりできます。
したがって、ペーパーレスファックスは、場所を問わずFAX業務を可能にし、業務効率を向上させるでしょう。
4.情報漏洩リスクを減らせる
ペーパーレスファックスは、送受信されるFAXデータは電子的に管理されるため、情報漏洩のリスクを減らせます。
紙の書類を扱う機会が減るため、FAXの内容が不要な人の目に触れたり、紛失したりする可能性が低くなるからです。
たとえば、特定の担当者しかアクセスできないように設定することで、内容に関係ない人が情報を目にすることを防げます。
また、紙のFAXのように机に置き忘れたり、誤って捨ててしまったりする紛失リスクも軽減されます。
したがって、ペーパーレスファックスは、セキュリティを強化し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えてくれるでしょう。
5.書類の管理・保管をなくせる
ペーパーレスファックスの導入は、面倒な書類の管理や保管の手間をなくせます。
受信したFAXがデータとして保存されるため、物理的なファイリングや保管場所が不要になるからです。
そのため、書類を探す時間や労力、保管スペースの無駄を解消し、業務効率を上げられます。
ペーパーレスファックスを導入する際の4つの注意点
ペーパーレスファックスを導入する際は、以下4つの点に注意しましょう。
- 導入費用やランニングコストがかかる
- 手書き書類の扱いに手間が増える
- 電子帳簿保存法の要件を満たす必要がある
- 既存の業務フローの変更するケースがある
それぞれ詳しく解説します。
1.導入費用やランニングコストがかかる
ペーパーレスファックスを導入する際は、新しいサービスの契約や専用ソフトの購入など、費用やコストがかかってきます。
また、サービスによっては月額料金やFAXの送受信枚数に応じたランニングコストも発生します。
サービスの料金形態は、提供会社によって異なりますが、従来の運用よりも費用がかさんでしまう可能性があるでしょう。
したがって、ペーパーレスファックスを導入する際は、複数のサービスを比較検討し、自社のFAX利用状況に合った最適な料金プランを選択してください。
2.手書き書類の扱いに手間が増える
ペーパーレスファックスを導入する際は、手書き書類の扱いに手間が増える場合があります。
手書きのメモや図面は、一度データに変換する作業が必要になるため、一部の業務において負担になる可能性があります。
たとえば、手書きで作成したメモ内容をFAXで送りたい場合、まずスキャナーやスキャン機能付きの複合機で読み込み、PDFなどのデジタルデータにしなければいけません。
そのため、手書き書類の送受信が多い場合は、従来のFAXとペーパーレスFAXの併用を検討するといいでしょう。
3.電子帳簿保存法の要件を満たす必要がある
ペーパーレスファックスの導入する際は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。
データの「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められるため、ペーパーレス化したFAXデータには適切な対応が必要です。
具体的には、データが改ざんされていない証明としてタイムスタンプを付けたり、誰もがデータを見られるようにしたりする工夫が欠かせません。
電子帳簿保存法に沿った運用をするためには、導入前に必ず確認して対応サービスを選びましょう。
4.既存の業務フローの変更するケースがある
ペーパーレスファックスの導入する際は、これまで紙で行っていたFAX業務をデジタル化するため、新しいシステムに合わせた業務の流れを再構築する可能性があります。
しかし、急な作業手順の変更は社員が抵抗を感じる場合があります。
そのため、事前にしっかりと事情を説明し、新しい流れへの理解と協力を得ることが大切です。
ペーパーレスファックスを導入する際に確認すべきポイント3選
ペーパーレスファックスを導入する際には、以下3つのポイントを確認しましょう。
- 費用対効果を確かめる
- 現在の業務に合っているか考える
- 電話番号の変更有無を確認する
それぞれ詳しく解説していきます。
1.費用対効果を確かめる
サービスによって、FAXの送受信数に応じて利用料が変わる場合があるため、コストが見合っているか確認しましょう。
導入後に想定以上のコストがかかり、従来のFAXよりも費用対効果が悪化する可能性があります。
たとえば、スマートフォンのデータプランを選ぶ場合と同じです。
月に数枚しかFAXを使わないのに、無制限プランのような高額なサービスを選んでしまうと、必要以上に費用がかかってしまいます。
そのため、過去のFAX利用履歴から平均的な枚数を算出し、複数のサービス提供会社の料金プランと比較してシミュレーションしましょう。
無駄なコストを抑え、本当に費用削減につながるかを見極められます。
2.現在の業務に合っているか考える
導入する際は、現在の業務に合っているかを慎重に検討しましょう。
現在のFAX利用状況や業務の流れによっては、かえって手間が増えたり、非効率になったりする場合があるからです。
たとえば、物理的に印鑑を押す既存の業務が多い場合は、デジタル上での代替手段を検討したり、業務の流れ自体を見直したりする手間がかかります。
そのため、導入前に自社の利用状況や業務の流れを詳しく分析し、ペーパーレスファックスが業務を効率化できるかを実際にどうなるか試してみましょう。
3.電話番号の変更有無を確認する
導入を検討する際は、現在のFAX番号が変わるかどうかを事前に確認しましょう。
サービスの種類によっては、新しい電話番号を取得する可能性があるからです。
電話番号が変更されてしまうと、顧客や取引先に大きな影響を与えてしまいます。
番号の変更は、取引先との連絡に混乱を招き、ビジネスチャンスを逃すことにも繋がります。
そのため、現在のFAX番号を継続利用できるか、あるいは変更した場合の影響範囲を事前に把握することが大切です。
ペーパーレスファックスの導入がおすすめな企業の特徴
ペーパーレスファックスの導入が、おすすめな企業の特徴は主に5つあります。
- FAXの送受信が多い企業
- テレワークを推進したい企業
- 紙コストを削減したい企業
- 書類管理を効率化したい企業
- 情報セキュリティを強化したい企業
上記の特徴に当てはまる企業は、業務効率化とコスト削減を同時に実現できるでしょう。
ペーパーレスファックスを導入して業務効率を上げよう
ペーパーレスファックスは、インターネットを使ってFAXを送受信する仕組みです。
導入時にはいくつかの注意点や、事前に確認すべきポイントがあります。これらを把握することで、業務効率化をさらに高められるでしょう。
FAX業務のデジタル化は、単に無駄をなくすだけでなく、企業の成長と従業員の満足度向上にも繋がる重要な取り組みです。
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