複合機導入前のチェックポイント6選！必要性やメリットを理解して業務効率を高めよう
「印刷コストがかさんでしまう」「業務効率が上がらない」「情報セキュリティに不安がある」といった悩みを抱えていませんか？
多くの企業が、複合機の性能不足や不適切な運用によって、さまざまな課題に直面しています。
しかし、適切な複合機を導入することで、これらの問題を解決し、ビジネスを飛躍的に成長させることが可能です。
本記事では、以下の内容を詳しく解説します。
- 複合機は導入すべき？必要性を解説
- 導入を検討すべきタイミング
- 導入前にチェックポイント
- 導入の流れをステップで紹介
- 気をつけること
最適な複合機を導入し、事業基盤の強化や経営体質の改善を実現したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
複合機は導入すべき？必要性を解説
複合機を導入する必要性は多岐にわたりますが、主な理由は、以下の通りです。
- 業務の非効率を改善するため
- ペーパーワークの多さを解消するため
- 複数の機器管理を一本化するため
- 古い機器の故障やサポート終了に対応するため
- テレワークやクラウド対応を実現するため
- 情報セキュリティの課題を解決するため
つまり、複合機は今のビジネスが抱える様々な問題を解決し、会社の成長を強力にサポートするために大切です。
複合機の導入を検討すべき3つのタイミング
複合機を導入するタイミングは、主に3つあります。
- コスト削減を実現したい時
- 業務効率を劇的に向上させたい時
- 情報セキュリティを強化したい時
それぞれ詳しく解説します。
1.コスト削減を実現したい時
複数の古いFAXやスキャナーを使っていると、それぞれにかかる電気代やトナー代などがかさんで、予想以上に大きな出費になっている可能性が考えられます。
たとえば、部署ごとに別々のプリンターを置いている場合、複合機一台に集約すれば、トナーの種類を統一でき、在庫管理が楽になります。
また、機器一台あたりの消費電力が抑えられ、電気代の削減だけでなく、故障時の修理費や保守契約も一つにまとめられるでしょう。
そのため複合機導入は、無駄な経費を削減し、企業の利益最大化に貢献します。
2.業務効率を劇的に向上させたい時
複数の機器を使っている場合、それぞれの機器に行き来する手間や、操作方法を覚える負担が、日々の業務効率を低下させています。
しかし、複合機を導入すれば、作業が1台で完結できます。
移動時間をなくし、操作も統一されるため、作業時間が短縮可能です。
また、高速印刷や自動両面スキャンなどの機能があれば、大量の資料処理を迅速に行えます。
従業員は、日々の仕事がスムーズに進み、もっと大切な業務に集中できるでしょう。
3.情報セキュリティを強化したい時
機密性の高い文書を日常的に扱う企業で、情報セキュリティを強化したい場合、複合機の導入を検討するのがおすすめです。
契約書や顧客リストなどの重要書類を印刷したまま放置されたり、誤って関係者以外の手に渡ってしまったりするリスクを防ぐことが可能です。
最新の複合機には、以下のセキュリティ機能が搭載されています。
- アラート機能
- 認証機能
- データ暗号化機能
- アクセス制限機能 など
上記の機能を活用することで、情報漏洩のリスクを大幅に軽減し、会社の大切な情報を安全に守れるようになります。
複合機導入前の6つのチェックポイント
導入する前にチェックする点は、主に6つあります。
- 印刷速度や対応枚数を確認する
- 必要な機能性を見極める
- 導入・ランニングコストを比較する
- セキュリティ機能の充実度を確認する
- メンテナンスや保守体制をチェックする
- 操作性や使いやすさを重視する
それぞれ詳しく解説します。
1.印刷速度や対応枚数を確認する
印刷速度と月間対応枚数を確認せずに導入してしまうと、日々の業務に支障をきたしたり、機器の寿命を早めたりする原因になるでしょう。
たとえば、毎日大量の資料を印刷するにも関わらず、印刷速度の遅い複合機を導入してしまうと、印刷待ちの時間が頻繁に発生し、業務効率が著しく低下してしまいます。
また、月間印刷枚数が複合機の推奨対応枚数を大幅に超えていると、機器に過度な負担がかかり、故障しやすくなります。
そのため、自社の平均的な月間印刷枚数を把握し、それに合った印刷速度と対応枚数を持つ複合機を選びましょう。
2.必要な機能性を見極める
使わない機能が多いと無駄なコストを支払うことになるため、必要な機能性を見極めましょう。
たとえば、普段カラー印刷をほとんどしないにも関わらず、高機能なカラー複合機を導入してしまうと、初期費用だけでなく、カラーインク代やメンテナンス費用が発生してしまいます。
また、ペーパーレス化に対応したスキャン機能を重視したいのに、印刷機能に特化したモデルを選んでしまうと、業務の効率化は変わりません。
「現在の業務でどのような機能が頻繁に使われているか」「将来的にどのような機能が必要になるか」を、事前に洗い出しましょう。
また、コピー機能の速度や精度は、日々の業務に大きく影響するため、その機能性も重視する必要があります。
3.導入・ランニングコストを比較する
初期費用が安くても、毎月の利用料が高いと、結果的に出費がかかってしまいます。そのため、本体価格だけでなく、毎月の維持費も合わせてしっかり比較しましょう。
毎月の印刷が多い会社の場合、印刷コストの差が年間で数十万〜数百万円の差が出る可能性があります。
本体価格や保守料金、トナーや消耗品などを合わせた費用を見積もることが大切です。
導入費用とランニングコストの両面から、コストパフォーマンスの高い複合機を選びましょう。
4.セキュリティ機能の充実度を確認する
情報漏洩は企業の信頼を大きく損ねるリスクがあるため、複合機のセキュリティ機能は充実度をしっかり確認しましょう。
たとえば、誰でも自由に印刷できる状態の複合機では、機密文書が放置されたり、部外者に持ち去られたりする危険性があります。
しかし、最新の複合機には、ユーザー認証機能やデータ自動消去機能などが搭載されているため、安心して業務を進められます。
5.メンテナンスや保守体制をチェックする
メンテナンスや保守体制が充実していれば、導入後のトラブルを未然に防ぎ、業務を安定して続けられます。
導入時には、以下のメンテナンスや保守サービスができるかを確認しましょう。
- 定期的な点検の有無
- 消耗品の供給
- 故障時の迅速な対応
- リモートサポートの有無 など
複合機は精密機器であるため、日々の使用で部品が摩耗したり、内部にホコリが溜まったりして、詰まりや印刷品質の低下といったトラブルが発生しやすくなります。
適切なメンテナンスが行われないと、小さな問題が積み重なり、結果的に機器の故障につながります。
また、故障が発生した際に迅速なサポートが受けられないと、業務が滞り、大きな機会損失につながるでしょう。
そのため、メンテナンスや保守体制をしっかりチェックする必要があります。
6.操作性や使いやすさを重視する
直感的なタッチパネルやわかりやすいボタン配置、シンプルな設定は、日々の業務ストレスを減らし、生産性向上に直結します。そのため、操作性や使いやすさを重視して選びましょう。
高機能や多機能な複合機は、従業員が使いこなせなければ意味がありません。また、操作が複雑だと業務効率が低下します。
誰もが迷わず使える直感的な操作性を持つ複合機を選べば、ストレスなく業務を進められ、モチベーション向上にもつながるでしょう。
複合機導入までの流れをステップで紹介
複合機をスムーズに導入するためには、事前に全体の流れを把握しておくことが大切です。導入の流れは、以下のステップで進みます。
- お問い合わせ： 現在のオフィスの状況や必要な機能、月間の印刷枚数などを販売店に伝える
- ご提案や見積もり： 伝えた情報に基づき、最適な機器の提案と見積もりが提示される
- 契約の手続き： 提案内容に納得したら、正式な契約を行う
- 搬入・設置の工事： 契約後、機器がオフィスに運ばれ、設置される（電源やネットワーク環境の確認、ドライバーのインストールなども同時に行われる）
- 導入完了： 全ての工程が問題なく進むと、業務で活用できる状態になる
事前に流れを理解しておくことで、スケジュールを逆算し、適切なタイミングで各ステップを進めることが可能になります。
複合機を導入する際に気をつけること3選
1.初期費用だけで判断しないようにする
複合機を選ぶ際は、初期費用だけで判断しないことが大切です。
複合機は購入後のランニングコストが総費用に大きく影響し、結果的に高額になる可能性があります。
そのため、初期費用が安くても、カウンター料金（印刷枚数ごとの費用）やトナー代、保守料金などがかえって高くつくことがあります。
したがって、複合機を選ぶ際は、初期費用だけでなく、月々のランニングコストや保守契約の内容まで含めたトータルコストを比較検討し、長期的に見て最適な選択をしましょう。
2.自社の業務量に合った機種を選ぶ
複合機は、自社の業務量に合った機種を選ぶことが大切です。業務量と機種スペックが合っていないと、作業効率の低下や無駄なコスト、機器の寿命短縮につながります。
たとえば、大量印刷を行う部署で低速機を選んでしまうと、印刷待ちが発生し業務が滞ってしまいます。一方、許容枚数を超えた使用は故障の原因につながるでしょう。
したがって、現在の月間印刷枚数や将来の増加予測を把握し、それに適した印刷速度や耐久性を持つ複合機を選ぶ必要があります。そうすることで、作業が効率的になり、費用も最適化できます。
3.サポート体制や保守対応を確認しておく
多くの複合機には製品保証がない場合が多いため、サポート体制と保守契約を事前にしっかり確認することが大切です。
複合機に不具合が生じた際、業務が滞ってしまうと大きな損失につながりますが、保守契約を結ぶことで、急な修理費用の負担を軽減できます。
複合機を安心して使い続けるためには、適切なサポート体制と保守契約を選んでおきましょう。
複合機を導入してスマートなオフィスを改革しよう
複合機は印刷やスキャン、FAXなど、一台で何役もこなせる便利な機器です。
導入を検討する際は、自社の業務内容やオフィスの規模に合わせて、機能やコスト、サポート体制を総合的に見極めることが大切です。
そうすることで、業務の効率化やペーパーレス化、情報共有の円滑化も図れ、スマートなオフィス環境を実現できるでしょう。
「株式会社プラストのOA機器サービス」では、お客様のオフィス環境に最適な複合機をおすすめしています。
お客様のニーズを丁寧にヒアリングし、数あるメーカーの中から最適な一台をお選びいただけます。
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