複合機を活用してコスト削減が実現できるアイデア14選！目的ごとに徹底解説
「毎月の複合機にかかる費用をもっと安くしたい」という悩みをかかえていませんか？
複合機は業務に欠かせませんが、本体やトナー、メンテナンスといった出費が、いつの間にかかさんでしまいます。
しかし、適切な知識と工夫次第で、複合機のコストは大きく削減できます。
そこで本記事では、複合機にかかる費用に悩んでいる方に以下の内容を徹底解説します。
- 複合機で必要なコストとは？
- 選ぶ際のコスト削減アイデア
- 印刷方法を見直してコスト削減するアイデア
- 運用管理でコスト削減するアイデア
- 複合機を活用する注意点
複合機のコストに悩む方に役立つ情報が満載なので、ぜひ最後まで読み、実践できる削減策を見つけてください。
複合機で必要なコストとは？2つの分類ごとに解説
複合機で必要なコストを、初期費用と維持費用に分けて詳しく解説します。
初期費用
複合機を導入する際にかかる初期費用は、購入や設置のみです。具体的には以下のとおりです。
- 本体購入費用：選ぶ機種や新品・中古かによって金額は大きく変わる
- 設置・設定費用：複合機を会社に運び入れて使える状態にするための費用（社内ネットワークへの接続設定、社員のパソコンへのドライバーインストールなども含まれる）
これらの費用は、導入時のまとまった支出となるため、事前にしっかりと計画を立てて検討することが大切です。
維持費用
複合機の導入後、日々の運用には維持費用（ランニングコスト）が発生します。具体的には、以下の費用が挙げられます。
| 費用項目 | 説明 |
|---|---|
| リース料金 | 複合機をリースで利用している場合に、毎月支払う固定費用 |
| 保守契約料金 | 複合機を安定して稼働させるためのサービスにかかる費用 |
| 印刷用紙代 | 日々の印刷に使う用紙の費用 |
| 電気代 | 複合機を稼働させるために消費する電力にかかる費用 |
そして保守契約料金は、3つの種類があります。
- カウンター保守：印刷枚数に応じて変わる費用
- キット保守：特定の消耗部品（ドラム）の交換キット使用ごとに発生する費用
- スポット保守：必要な時だけ修理を依頼する都度払い形式
維持費用は、毎月固定でかかったり、使うたびに発生したりするものがあります。
複合機を選ぶ際のコスト削減アイデア2選
複合機を正しく選ぶことでコスト削減が期待できます。そこで、選ぶ際のアイデアを2つ紹介します。
1.中古の複合機導入を検討する
複合機を選ぶ際は、中古の複合機導入を検討することで、新品より購入費用や設備費用を大幅に削減できます。
たとえば、中古品で一般的な業務に必要な機能が揃っている場合、新品同等スペックの中古品であれば、低価格で見つかるでしょう。
初期の導入コストを抑えることで、その分の予算を他の事業活動に充てることが可能です。
2.リース契約内容を見直す
複合機を選ぶ際は、リース契約内容の見直しが大切です。
現在の契約を見直したり、新規契約を結んだりする場合に、月々の料金やカウンター料金の単価を交渉して削減できる可能性があります。
たとえば、自社の印刷枚数や利用状況を正確に伝え、複数社から見積もりを比較検討することで、有利な条件を引き出せます。
複合機の印刷方法を見直してコスト削減するアイデア7選
複合機の運用の中でかかる印刷費用は、大幅にコストがかかります。そこで、印刷方法を見直してコスト削減するアイデアを7つ紹介します。
1.カラー印刷を減らす
カラー印刷を減らすことで、コスト削減が可能です。
カラー印刷は、モノクロ印刷に比べてインクやトナーの消費量が多く、単価も高いです。
そのため、社内資料や一時的な確認用の書類などは、徹底してモノクロで印刷するように社内ルールを設けましょう。
特別な理由がない限りモノクロ印刷に切り替えるだけでも、トナーやインクの消費を抑えられます。
したがって、カラーインクやトナーの交換頻度が減り、関連する消耗品費を削減できます。
2.用紙の面を活用する
用紙を両面使うことで、印刷枚数を半分にできコストを削減できます。
たとえば、一時的に確認するだけの資料を、両面印刷にすることで無駄な用紙の消費をなくし、直接的な節約に繋がります。
印刷用紙の両面を活用することは、複合機にかかる用紙代を半減させ、効率的な方法と言えるでしょう。
3.複数ページを一枚にまとめる
複数ページを一枚の用紙にまとめる集約印刷をすることで、用紙とインク・トナーの消費量を削減できます。
たとえば、Webサイトの情報を確認したり、会議で使う内部資料を配布したりする際は、一枚の紙に二ページ分や四ページ分をまとめて印刷するようにしましょう。
同じ情報を一枚にまとめて印刷することで、読みやすさを保ちながらインクやトナーの消費を減らせます。
4.書類をデータ化する
書類のデータ化を積極的に進めることで、コストを削減できます。
紙媒体の書類を電子化し、デジタルで共有・管理することで、印刷の必要性を減らせるからです。
たとえば、社内会議の資料や一時的な確認が必要なレポートなどは、PDFファイルとして共有し、パソコンやタブレットの画面で確認するよう徹底します。
書類のデータ化をすることで、当たり前に行っていた印刷が不要になり、印刷枚数を根本的に減らせるでしょう。
5.FAXの無駄な印刷をやめる
FAXの無駄な印刷をやめることで、コスト削減が期待できます。
受信したFAX全てを印刷してしまうと、不要な情報まで出力され、用紙代やトナー代といったコストが無駄に消費されてしまうからです。
そのため、FAXの受信設定を複合機の画面で内容を確認できるように変更することで、本当に必要な連絡や書類だけを選べます。
したがって、FAXの受信方法を見直し、必要なものだけを印刷する習慣を身につけましょう。
6.PCからFAXを送信する
PCから直接FAXを送信することで、複合機にかかるコストを削減できます。
紙媒体で出力してからFAXを送る手間を省くだけでなく、用紙代や印刷にかかるインクやトナー代がいらなくなるからです。
たとえば、顧客への見積書や発注書などをFAXで送る際、パソコン上で作成したファイルを直接FAXとして送信することで、紙を印刷する必要がなくなります。
また、印刷する手間や、FAX送信のために複合機まで移動する時間も削減でき、業務効率の向上にも繋がるでしょう。
したがって、PCからのFAX送信を積極的に利用することで、複合機の印刷関連コストを削減でき、業務の効率化を図れます。
7.印刷ミスをなくす
複合機のコストを削減する際は、印刷ミスをなくすことが効果的です。
一度印刷ミスが発生すると、使用した用紙が無駄になるだけでなく、インクやトナーも消費されてしまいます。
そのため、資料を印刷する前に、プレビュー機能を使って最終的なレイアウトや内容に間違いがないかを確認する習慣をつけましょう。
とくに複数ページにわたる文書や、カラー印刷が必要な資料は、一度のミスが大きな無駄につながってしまいます。
したがってチェックリストを作成し、有効的に活用することで印刷前の確認を徹底し、印刷ミスを未然に防げます。
複合機の運用管理でコスト削減するアイデア5選
日々の複合機運用における工夫や設定の最適化は、コストの削減に直結します。そこで、複合機の運用管理でコストを削減するアイデアを5つ解説します。
1.リサイクルトナーを利用する
リサイクルトナーは、純正品に比べて1本あたりの価格が安価なため、消耗品にかかる費用を大幅に節約できます。
純正品とリサイクルトナーの平均価格は、以下の通りです。
- 純正品：3万円～8万円（メーカー公式）
- リサイクルトナー：5,000円～2万円
とくに印刷枚数が多い会社では、トナーの交換頻度が高いため、リサイクルトナーに切り替えるだけで、年間で数万円〜数十万円のコスト削減が期待できます。
ただし、中には品質が不安定な製品があるため、信頼できる供給元を選び、印刷品質への影響がないかを確認しましょう。
2.印刷濃度を調整する
印刷濃度を下げて調整することで、トナーやインクの消費量を抑えられ、消耗品の交換頻度を減らせます。
見た目にはほとんど影響ありませんが、印刷量が多い会社では、印刷濃度の調整一つで年間数万円以上のコスト削減につながるでしょう
したがって、印刷濃度を適切に調整することで、印刷品質に大きな影響を与えることなく、効率的に節約できます。
3.節電機能を活用する
複合機に搭載されているスリープモードや自動電源オフ機能を積極的に活用することで、使用していない時間帯の電力消費を抑え、電気代を削減できます。
たとえば、昼休み時間や終業後など、複合機が使われない時間帯に自動でスリープモードに切り替わるよう設定したり、長時間使用しない場合は、自動電源オフ機能を活用したりしましょう。
とくに、複数台の複合機を運用している会社は、年間を通じてまとまった電気代の節約に繋がります。
したがって、複合機の節電機能を賢く利用することは、日々の電気代を削減し、運用コストを効率的に抑えるために重要です。
4.機器の設置台数を見直す
会社内の機器の設置台数を見直し、業務に合った対応をすることでコスト削減が期待できます。
管理する複合機の台数が多ければ多いほど、リース料金や保守費用、消耗品の管理など、運用やメンテナンスに費用がかかります。
そのため、実際の利用状況を調べることで、複合機の撤去を検討したり、集約したりすることで、無駄な維持管理費をなくすことができ、効率的なオフィス運営に繋がるでしょう。
設置台数の見直しは、維持管理費を削減し、全体的な運用コストを抑えてくれます。
5.外部印刷サービスを活用する
大量印刷や特殊な印刷物をする場合は、自社で全てをまかなうより、外部印刷サービスを効果的に活用することで、コスト削減が期待できます。
たとえば、以下の印刷物が挙げられます。
- 企業の名刺
- 社外向けのパンフレット
- 年に数回発生する大量のDM印刷
- あまり使わない用紙サイズでの印刷物
- 特殊な加工が必要な印刷物
上記の印刷物を自社で行うと、専用の用紙やトナーを用意する必要があります。
しかし、外部の印刷会社に依頼すれば、設備が整っており、大量生産が可能なため、高品質な印刷物を安価に手に入れられます。
したがって、印刷物の種類や量に応じて外部印刷サービスを検討し、運用コストを賢く削減しましょう。
コスト削減のために複合機を活用する際の3つの注意点
複合機を活用するために3つの注意点があります。それぞれ詳しく解説し、コスト削減に活かしてください。
1.契約内容を十分に確認する
予期せぬ追加費用やコスト増加を防ぐため、リース契約や保守契約の内容は十分に確認して契約をしましょう。
たとえば「月々の料金が思ったより高かった」「高額な違約金が発生した」などのトラブルは、契約書を細部まで確認しなかった時に起こりやすいです。
とくに、サービス内容や契約期間中の解約条件など、将来の費用に直結する項目は、契約前に疑問点を解消し、納得のいくまで確認することが必要です。
したがって、複合機の契約は複雑な要素を含むため、安易に進めず、内容を徹底的に確認しましょう。
2.印刷品質と業務効率を犠牲にしない
目先の費用削減にとらわれず、印刷品質や業務効率を犠牲にしないようにしましょう。かえって企業の信頼性や生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。
たとえば、極端に安いトナーを使うと文字がかすれたり、設定を節約しすぎると印刷が遅くなったりしてしまいます。これでは、資料の質が下がり業務も滞ってしまい、顧客からの信頼を失うことに繋がります。
複合機の印刷品質や業務効率に悪影響を与えない範囲で業務の質を維持し、社員のストレスを増やさないよう、バランスの取れた方法を選ぶことが必要です。
3.コスト削減効果を定期的に検証する
導入した削減策が効果を上げているか、一度で満足せず、状況に合わせて定期的に見直しましょう。
もし削減効果が期待通りでない場合は、社員への周知が足りないか、設定が徹底されていない可能性があります。
再度周知を徹底し、複合機の設定を見直すなど、柔軟に戦略を調整することが大切です。
目先の削減だけでなく、長期的な視点で費用対効果を評価し続けることで、無駄のない運用が実現するでしょう。
複合機を見直してコスト削減をし運営効率を上げよう
今回紹介したアイデアを実践することで、無駄な支出を減らし、日々の業務効率を向上させることが可能です。
単に費用を削減するだけでなく、スマートなオフィス運営を実現できるでしょう。
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