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店舗管理とは?業務の種類や良くある課題、効率化させるためのコツを解説

2023年2月17日

店舗の経営者や店長などの管理者は、日々行われる店舗の業務を効率良く管理する必要があります。どうすれば店舗管理の課題を解決し、効率良く行えるか悩んでいる経営者や管理者も多いでしょう。日々の店舗管理業務が忙しすぎて、売上改善のための対応などができないという悩みも良く耳にします。

そこで本記事では、店舗管理業務とは何か、店舗管理の課題や悩み、店舗管理業務効率化のための方法について解説します。店舗管理業務を効率化させるために参考にしてみてください。

店舗管理業務とは?

店舗管理業務には、具体的にどのようなことがあるのかをご説明しましょう。

売上管理

まず店舗の売上を管理する業務があります。毎日の売上高をまとめるだけではなく、売上の分析ができる状態にしておかなければなりません。商品の売れ筋の分析や季節、曜日、時間帯ごとの売上分析なども行います。

仕入・在庫管理

商品の仕入、在庫の管理を行います。季節や天気、近隣で行われるイベントなどに合わせて、仕入数を調整し、在庫数や在庫の消費期限なども管理しなければなりません。仕入・在庫管理を誤ると、売上の機会損失につながるため重要な業務です。

顧客管理

顧客の情報も管理して、顧客にチラシを配ったり、メールマガジンを配信したりするときに使われます。また、顧客の購入履歴やアンケート結果などを仕入や販売方法の参考にする場合もあります。顧客情報は大事な個人情報なので、管理を慎重に行わなければなりません。

従業員・勤怠管理

従業員・勤怠管理も重要です。従業員のシフトや有給休暇の管理、業務成績、給与管理などを行います。

管轄店舗管理

店舗の運営管理も必要です。店内の備品管理、清掃管理、接客方法の指導など店舗を運営するためにはさまざまな管理業務が生じます。また、店舗のホームページやECサイトなどがある場合はweb管理もしなければなりません。

店舗管理で良くある悩み・課題

店舗管理で良くある悩みや課題について見ていきましょう。

手作業による負担・時間ロスが多い

管理業務のなかには、手作業による負担が大きく時間のロスが多い作業が多数含まれます。たとえば、店の売上を集計する作業、仕入数や在庫数を確認して打ち込む作業、顧客情報や従業員のシフトを管理する作業などが挙げられます。特に店舗の規模が大きい場合や、複数の店舗がある場合などは、管理業務の労力が膨れ上がります。

このような管理作業が増えると、経営者や管理者として本来やるべき作業や改善のための業務などができなくなる恐れがあります。

営業に追われて管理業務がおろそかになっている

店舗の管理業務は店舗を運営していくために必要ですが、店の売上を上げるための営業活動も重要です。場合によっては、営業活動に追われて管理業務がおろそかになってしまう場合もあるでしょう。

店舗管理がおろそかになると、顧客情報の管理がずさんになる、仕入や在庫の管理が不十分で機会損失が頻繁に起きるなどの問題が発生します。その結果、顧客情報の流出が起きる、大量の在庫廃棄が発生するなどの大きな問題に発展する可能性もあります。

管理業務を行うのは、主に経営者や店長などの管理職です。管理職は店舗管理業務だけでなく売上アップのための営業活動も行うため、業務が逼迫しがちですので気をつけましょう。

コミュニケーション不足によるトラブルが発生している

店舗内や本社と店舗、店舗同士などのコミュニケーション不足から、トラブルが発生するケースもあります。たとえば、店舗内で業務の引き継ぎができていない、本社と仕入や販売の方針が合っていない、店舗同士で在庫状況が共有できていない事態が挙げられます。

各店舗の状況をリアルタイムに把握できてない

店舗が複数ある場合、各店舗の状況をそれぞれがリアルタイムに把握できないとトラブルが起こりやすいです。在庫状況の共有ができていない、セールや価格設定の意思疎通が取れていないため顧客からクレームが発生したなどの問題が起こります。

そのため、複数の店舗で顧客情報や仕入・在庫状況などをリアルタイムに共有できる仕組みが必要です。

売上アップにつながる適切な施策が実施できていない

日々の店舗管理業務で手一杯になって、売上アップのための施策を行う余裕がないケースも多いです。店長や管理職は売上の集計、仕入・在庫管理、顧客情報や従業員管理、店舗運営などの業務で忙しいです。そのため、新商品の開発や新しい販路の開拓、販売方法の改善などの施策ができず、売上アップのための対策を実行できない場合が多いのです。

従業員教育が不十分になっている

店長や管理職が日々の店舗管理業務でいっぱいになってしまうと、従業員教育まで手が回りません。その結果、従業員が育たないため結局店長や管理職、古参の社員の負担が重くなります。また、従業員はスキルアップできないため給与アップにもつながらず、退職してしまうケースも増えます。

このように、従業員教育が不足すると店舗の運営力や競争力が下がり、結果として売上ダウンにつながってしまいます。

店舗管理を効率化するためにできること

店舗管理を効率化するためにできることとは何なのかを見てみましょう。

作業分担を明確にする

店舗管理に関わる仕事の分担があいまいだと、結局何でも店長や管理職が担当することになってしまいます。そのため、作業分担を明確にしておく必要があります。

たとえば、特別な判断が必要ない場合は、仕入・在庫管理を社員が担当する、仕入が変動しそうなときは店長に相談するなどの対応を行いましょう。それぞれの作業の担当責任者を明確にしておけば、作業分担がスムーズになります。

各種マニュアルを作成する

各種マニュアルを作成しておくと、店長や管理職に作業が集中することを防げます。仕入や在庫管理のマニュアル、開店作業や閉店作業のマニュアルなどを用意しておけば、作業の分担が進みます。

IT化を進める

IT化やツール化を進めて、単純作業を効率化するのも良い方法です。顧客情報管理ツールがあれば、顧客情報の集計や分析、メールマガジン配信などの業務を効率良く進められます。また、在庫と連動した仕入管理や各店舗の仕入と在庫を連動できる仕入・在庫管理ツールなどもあります。

このような便利なツール類を活用して、店舗管理業務を効率化しましょう。

DXを推進する

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは単なるIT化やツール化を行うだけでなく、既存の価値観や枠組みから抜け出して革新的なイノベーションをもたらすことです。たとえば、実店舗とECサイトを併用するのはIT化ですが、仮想店舗で顧客同士が交流しながらショッピングを楽しむ仕組みを導入するなどがDXです。

店舗管理業務でDXを推進すれば、店内や本社と店舗、店舗間の情報共有が進み業務を効率良く進められるでしょう。

まとめ

本記事では、店舗管理業務とは何か、店舗管理の課題や悩み、店舗管理業務効率化のための方法について解説しました。店舗管理業務の課題を解決して効率化するためには、IT化やDXの推進が必要不可欠です。

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