幼稚園・保育園向けのICTシステムとは?機能や導入するメリット・注意点を解説します

幼稚園や保育園では、子どもの安全を守りながら効率的に業務を行うためにICTシステムの導入が進んでいます。しかし、保育の現場でどのようなシステムを導入すれば良いのかわからないと悩む園の経営者も多いでしょう。
そこで本記事では、幼稚園・保育園向けのICTシステムとは何か、導入するメリットやデメリット導入する際のコツについて解説します。
幼稚園・保育園向けのICTシステムとは?
幼稚園・保育園向けのICTシステムとは、どのようなものなのか解説します。
そもそもICTシステムとは?ITとの違いは?
そもそもICTシステムとは、何なのでしょうか?ITとは何が違うのでしょう?
ICTとは「Infomation Communication Technology」の略称であり、情報伝達技術と訳されます。一方ITは、「Infomation Technology」の略称で、情報技術と訳されます。ITは情報技術全般を意味しますが、ICTは情報技術を活かしてコミュニケーション機能を加えたものを指します。
園と保護者がコミュニケーションをとったり、園児の動向を共有したりするのは、情報技術を用いたコミュニケーション機能が必要であることから、ICTシステムが向いているのです。
幼稚園・保育園向けICTシステムの主な機能
幼稚園・保育園向けのICTシステムにある機能についてご説明します。
■園児の登降園管理機能
園児が登園、降園した時間を管理します。ICTシステムがあればチェックが容易であり、アプリで保護者にリアルタイムで知らせることも可能です。
■保護者への情報伝達機能
保護者に行事の日程や必要な持ち物などを紙にプリントして配布するのではなく、アプリなどで直接連絡できます。アプリやツールを使えば、リアルタイムでスムーズに情報伝達が可能です。
■保護者とのコミュニケーション機能
アプリなどで保護者と保育士や園がやり取りできる機能もあります。保護者が欠席連絡や先生への問い合わせなどを電話で行うより、アプリなどでコミュニケーションをとる方がスムーズでしょう。
■職員の勤怠管理機能
職員の出勤・退勤の時間管理や休暇管理などの勤怠管理機能があれば、管理コストを削減できます。勤怠管理用のシステムを導入せずに、アプリだけで行えるので非常に手軽です。
■書類作成機能
保護者や職員、関係者に向けた書類を作成して配布できる機能があれば、情報伝達がスムーズに行えます。また過去の書類も管理しやすいので、再度作成するときの参考になるでしょう。
■保育料の計算機能
保育料は保護者の条件や教材の有無などによって変わりますが、保育料の計算機能があれば手軽に管理できます。
なぜ幼稚園・保育園にICTシステムが必要なのか
しかし、なぜ幼稚園・保育園にICTシステムが必要なのでしょうか。それは園に子どもを預けたい家庭がほとんどですが、幼稚園・保育園の減少や保育士の人手不足から、待機児童問題が社会問題となっているからです。
このような状況では、保育士の業務量は増え続けています。園では子どもの安全を守ることが最優先ですが、忙しい状況では子どもの安全を十分に守りきれない事態が起こる可能性もあります。
そこでICTシステムを導入すれば、保育士の業務負担を軽減でき、かつ子どもの安全を直接守れる仕組みを作れることから注目を浴びているのです。
幼稚園・保育園がICTシステムを導入するメリット

幼稚園・保育園がICTシステムを導入するメリットについて見ていきましょう。
保育士への負担が軽減される
子どもの登園・退園管理、保護者とのやり取り、記録などの事務・管理作業がツール化されれば、保育士への負担が軽減されます。人が直接行うとかなりの手間と時間がかかりますが、ツール化によって大幅に手軽になるのです。
保育士の人手不足を補える
保育士の負担が軽減されれば、人手不足を補えるメリットもあります。そのため、少ない人員でも園を運営できるようになります。
保護者とのコミュニケーションがとりやすくなる
保護者とのコミュニケーションツールがあれば、連絡がとりやすくなります。電話に出る対応は意外と時間がかかるケースもありますので、便利なメリットです。
コスト削減につながる
人が直接事務作業を行うと、紙代や印刷代、人件費がかかります。しかし、ICTシステムを導入すればそれらのコストを削減できるのです。
保育の質が向上する
保育士のもっとも大事な業務は、園児の安全を守ることです。しかし、毎日行われる園児の登園・退園管理、保護者とのやり取り、記録などの作業が、重要な業務を満足に行えないほど負担になるケースもあります。
そこでICTシステムを導入すれば、上記のような事務・管理作業の手間が軽減されてメインの保育業務に集中できますので、保育の質が向上するでしょう。
幼稚園・保育園のICTシステムにデメリットはある?

逆に幼稚園・保育園のICTシステムには、どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。
導入・運用にコストがかかる
導入時には初期コストがかかり、また使っているときにも運用コストがかかります。専門会社に依頼してシステム開発や導入作業を行う必要があり、ネットワークやツールの運用費用もかかります。
マニュアルやルールを周知する必要がある
システムを利用するためのマニュアルやルールを職員に周知する必要があります。また、保護者とのやり取りを行う際のルールや使い方のルールなども決めておかなければなりません。
かえって効率が悪くなる可能性もある
ツールをうまく使いこなせない、ツールにわざわざ入力するのがかえって面倒など逆に効率が悪くなる可能性があります。そのため導入時には、実際に使う職員や保護者の使い勝手なども検討する必要があるでしょう。
幼稚園・保育園へのICTシステムを成功させるためのコツ

幼稚園・保育園へのICTシステムを成功させるためのコツについてご説明します。
あらかじめ業務内容を明確化しておく
あらかじめ園内の業務内容を明確にしておきましょう。具体的には、登園降園時に園児や保育士がやることや休みや早退の連絡などがICTシステムの対象になる場合が多いです。最初にICTシステムで対応すべき業務をはっきりさせておくことで、どのようなシステムを導入すべきかがわかります。
目的を明確化する
ICTシステムを導入して、どのような目的を達成したいかを明確にしておきましょう。保育士の業務負担を軽減したいのか、保護者とのコミュニケーションをとりやすくしたいのかなど目的を明確にすれば、どのようなシステムを導入すべきかわかりやすくなるでしょう。
園長や主任が率先して動く
園のことを熟知している園長や主任が率先して動く必要があります。園の業務をあまり把握していない担当者にまかせっきりにしてしまうと、適切なシステムを導入できない可能性が高いです。そのため園全体としての方向性などがわかっている園長や主任が主体的に動く必要があるでしょう。
複数のツール・専門会社を比較する
ICTツールやシステムを導入する際には、複数のツールや専門会社を比較しましょう。どのような機能が必要なのか、予算はどれくらいか、アフターサポートはあるのかなどを比較し、自分たちの運用方法に合ったツールやシステムを選んでください。
まとめ
本記事では、幼稚園・保育園向けのICTシステムとは何か、導入するメリットやデメリット導入する際のコツについて解説しました。多くの子どもの登園・退園管理や保護者とのコミュニケーション管理などに役立つことがわかっていただけたと思います。
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