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緊急連絡網の作り方をわかりやすく解説!会社・教育機関向け、テンプレート付き

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緊急連絡網があると、万が一の事態が起こったときに企業や教育機関内で情報を素早く行き渡らせることができます。しかし、「緊急時に使えるようにするには、どのように作れば良いかわからない」「災害でスマホや電話が使えないと、どうやって情報を周知すれば良いのかなどわからない」ということも多いでしょう。

 

そこ本記事では、緊急連絡網とは何か、作成する際に決めるべきこと、利用できる通信手段、重要なポイントについて解説します。災害時などに備えて緊急連絡網を作っておきたい場合は、ぜひ参考にしてみてください。

 

緊急連絡網とは?

緊急連絡網は、会社組織や教育機関などで連絡を行き渡らせるためのものです。誰が誰に連絡するかを決めておき、万が一の事態に備えて連絡先や連絡手段を用意しておきます。

 

本項目では緊急連絡網とはどのようなものか、用意する組織ごとに解説します。

 

会社で利用される緊急連絡網

会社組織で利用される緊急連絡網は、災害などが起きたときにすみやかに全社員の無事を把握し、情報を伝達するために使います。企業は従業員の安全を確保する必要がありますので、社内の状況を把握するために緊急連絡網を準備しておきます。

 

教育機関で利用される緊急連絡網

学校などの教育機関では、危機管理マニュアルの必須項目として緊急連絡網の作成が義務付けられています。教師や生徒などの連絡網を整備しておき、災害などが起きた際などに教師や生徒の安否を確認して迅速に情報を伝達するために使います。

 

緊急連絡網を作成する際に決める7つのこと

緊急連絡網を作成する際には、以下の7つのことを決めておく必要があります。

 

①担当者

連絡網の連絡担当者

連絡を行う担当者と連絡を行う範囲の分担を決めておきます。メインの担当者とサブの担当者を何人か決めておけば、不測の事態にも対応できます。また連絡担当や安否確認の集計担当など、役割分担を決めておくことも重要です。

 

②緊急連絡先

連絡網に入れるメンバーの緊急連絡先をまとめておきます。携帯番号や自宅の電話番号、親族の電話番号、メールアドレスなど複数の情報を記録しておきましょう。

 

③連絡手段

連絡手段はどのようなものを使うかも決めておきます。電話だけでなく、メール、チャット、SNSなど複数の手段を用意しておくと、連絡がつながりやすくなります。

 

④使用条件

連絡網を使う条件も決めておきます。災害や緊急事態が起こった場合など使う場面を具体的に設定します。

 

地震の場合は震度、津波の場合は水位、水害の場合は降水量など、災害の程度を決めておきましょう。また災害などの外的要因以外にも、社内で問題が起こって社員の行動に注意が必要な場合などに使われる場合もあります。

 

⑤緊急連絡の順番

誰から誰に連絡するかなど連絡する順番も決めておきます。また連絡先につながらない場合は飛ばして次の人に連絡するなど、想定外の場合の対応も決めておきましょう。

 

⑥想定通りにいかなかった場合のルール

緊急連絡網を作成して担当者が各自担当のグループに連絡することを取り決めていても、想定通りにいかない場合もあります。そのようなときには、上長にその旨を連絡して判断を仰ぐ方法が一般的です。

 

⑦緊急連絡のテンプレート

緊急連絡網のテンプレートにはいくつかの種類があります。本項目では、テンプレートについてご紹介します。

 

■会社の場合のテンプレート

会社の場合は、部署ごとにグループを作って上長がそれぞれのグループリーダーに連絡し、グループリーダーからメンバーに順番に連絡する形が基本です。

 

■教育機関の場合のテンプレート

教育機関の場合、学年ごとやクラスごとに連絡を回す形が多いです。人数が多い場合、クラスをさらにグループに分けて連絡するケースもあります。

 

⑧個人情報の管理方法

緊急連絡網では個人情報が必要不可欠ですが、大事な個人情報が外部に漏れることは避けなければなりません。そのため、個人情報をどう管理するかを決めておく必要があります。情報漏洩を避けるための手段も確立しておき、普段から研修などを行ってセキュリティ意識を高めておきましょう。

 

緊急連絡網で利用できる主な通信手段

電話、スマホ、メールのマーク

緊急連絡網で利用できる主な通信手段についてご紹介します。それぞれの場面でもっとも使いやすい手段を選びましょう。

 

SMS

SMSはアプリやツールをインストールしなくても、スマホを持っていれば基本的に誰でも使えます。メッセージ開封機能を使えば、安否確認もできるので便利です。

 

メール

メールもSMSと同じようにほとんどの人が使えるので、利便性が高いです。記入できる文字数が多いので、状況や連絡事項も詳しく伝えられます。

 

電話

電話はスマホがなくても使える連絡手段です。相手に直接情報を伝えられて、相手の安否も確認できるメリットがあります。ただし、災害時は回線がダウンして使えない場合もあります。

 

SNS

LINEなどのSNSを利用する方法もあります。部署ごとやチームごとにグループを分けられ、普段から使っている場合はそのまま流用することもできます。

 

ただし、スマホを持っていない人は使えなかったり、セキュリティに問題があったりするなどのデメリットもあります。

 

安否確認システム・アプリ

安否確認システムやアプリを利用すると緊急時にメンバーに一斉にメッセージを送信できるので、緊急連絡網の手段としては確実性が高いです。ただし、メンバーの個人情報をあらかじめ登録しておかなければならず、いざというときに使いこなせるように普段からレクチャーしておく必要があります。

 

緊急連絡網の作成における重要なポイント

連絡網の配置決め

緊急連絡網を作成する際に重要なポイントをまとめました。これから連絡網を作成する際には、参考にしてください。

 

登録者の同意を得る

連絡先を登録する際には、登録者の同意を得ておく必要があります。また個人情報を登録する際には、セキュリティが十分守られている方法で情報を管理している点や緊急連絡網以外に個人情報を使わない点を明記します。登録の同意を得る際には、これらの内容を明示する必要があります。

 

全員に配布する

作成したらメンバー全員に配布します。1人でも漏れがあると連絡が行き渡らないため、必ず全員に配りましょう。メンバーの変更があった場合は緊急連絡網を変更して、配布し直します。

 

複数名の管理者・連絡手段を確保する

緊急連絡網の管理者は、複数名用意しておきましょう。災害時などは混乱いることが考えられるので、管理者がつかまらないことも十分考えられます。また、連絡手段も複数確保しておくことも重要です。メールと電話、SNSと安否確認システムなど、いくつかの手段があればいずれかの方法で連絡がとれるでしょう。

 

保管方法に応じて適切なセキュリティ対策をとる

緊急連絡先の保管方法に応じて、セキュリティ対策を万全に準備しておく必要があります。たとえば、紙ベースの連絡先情報は鍵の付いた書庫に保管し、システム上に格納した連絡先情報は閲覧権限を設定しておきましょう。安否確認システムなら連絡先を意識しなくてもメンバーに連絡できるので、情報漏洩の危険が軽減できます。

 

メンバーそれぞれが連絡先を保有している場合は情報の保管方法を周知しておき、普段からセキュリティ意識を高める研修などを行っておきましょう。

 

まとめ

本記事では、緊急連絡網とは何か、作成する際に決めるべきこと、利用できる通信手段、重要なポイントについて解説しました。緊急時に備えて連絡網を作っておくと、万が一のときに役立つでしょう。

 

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