美容院（美容室）の顧客管理にはシステム導入がおすすめ！選び方も解説

美容院（美容室）の顧客管理に課題を感じていたり、予約管理や顧客情報、売上管理など、煩雑な業務に追われていたりする方もいるでしょう。

顧客管理システムを導入すると、業務効率化と顧客満足度の向上を図ることが可能です。

この記事では、美容院（美容室）経営を成功に導くための顧客管理システムの機能例や導入メリット、選び方を詳しく解説します。

美容院（美容室）に便利な顧客管理システムの機能例

多くの顧客管理システムには、顧客情報管理のほか、予約管理や売上管理、スタッフ管理など、さまざまな機能が搭載されています。

システムによって搭載状況は異なるため、美容院（美容室）への導入前には、必要な機能を明確にしておくことが大切です。

顧客情報管理

顧客管理システムの中核となる顧客情報の管理機能では、顧客の氏名や連絡先といった基本情報のほかに、来店履歴や施術内容、顧客の好みといった詳細な情報を記録・管理できます。

顧客一人ひとりの情報をデータベース化すると、美容院（美容室）での検索や分析が容易になり、顧客へのパーソナルなサービス提供ができます。

顧客の誕生日には自動的にメッセージを送信したり、過去の施術履歴を参考に最適なメニューを提案したりすることも可能です。

予約管理

顧客管理システムの導入により、美容院（美容室）では、従来の手作業による予約管理から解放され、業務効率化を実現できます。

24時間いつでもWeb予約を受付できるうえ、予約状況をリアルタイムで確認でき、ダブルブッキングを防止できるでしょう。

予約のリマインダー機能を使えば、予約忘れによる機会損失を減らすことも可能です。

売上管理

顧客管理システムを導入すると、以下の機能で美容院（美容室）の売上管理を効率化し、経営状況を正確に把握できます。

機能詳細	できること
売上日報	日々の売上を一目で確認
売上月報	月ごとの売上推移を把握
売上集計	施術別、スタッフ別など、さまざまな切り口で売上を集計
レシート発行	会計処理をスムーズにおこない、顧客へのレシート発行も簡単
顧客ごとの売上履歴	顧客ごとの来店回数や購入金額、施術内容などを確認

顧客管理システムは、売上情報を自動的に記録・集計できるため、手作業によるミスを減らし、業務効率を大幅に改善できます。

売上状況をリアルタイムで把握し、迅速な経営判断につなげられるでしょう。
売上履歴の確認により、優良顧客を特定し、リピート率向上のための戦略を立てることが可能です。

顧客コミュニケーション

顧客管理システムのコミュニケーション機能は、以下の内容により、美容院（美容室）と顧客との関係構築に役立ちます。

機能詳細	できること
メッセージ配信機能	来店履歴に合わせた自動メール送信、誕生日メッセージなど
顧客セグメント配信	年齢層や来店頻度などで顧客を分類し、グループごとに最適なメッセージを送信
予約確認・リマインダー	次回予約の確認や当日リマインダーの自動送信
アンケート機能	施術後の満足度調査やフィードバック収集

これらの機能により、施術後のサンクスメッセージや「その後の状態はいかがですか？」といったお伺いメッセージなどを効率的に送信できます。

スタッフ管理

美容院（美容室）向けの顧客管理システムは、スタッフに関する情報も一元管理できる機能を備えています。

以下の機能により、サロン運営の効率化とスタッフのパフォーマンス向上が実現できるでしょう。

機能詳細	できること
勤怠管理	・タイムカード機能でアプリ上から出退勤記録 ・シフト管理との連携による勤務状況の可視化
実績管理	・スタッフ別の売上、来客数の自動集計 ・技術別、メニュー別の実績データ抽出
スキル管理	・施術履歴の記録によるスキル向上の可視化 ・得意な技術やメニューの分析

なかには、スタッフのシフト管理と勤怠管理を連動し、給与計算を効率化できる顧客管理システムもあります。

分析・レポート

顧客管理システムの分析・レポート機能は、以下の内容でサロン経営の意思決定をサポートします。

機能詳細	できること
メニュー比率	人気施術の傾向把握
顧客属性分析	男女比率、年齢層別の来店状況
新規／既存顧客比率	マーケティング効果の検証
リピート率	顧客の定着度確認

スタッフ別・サロン別に分析できる場合、あるスタイリストが得意とするメニューや、どの年齢層に人気があるかなどが一目瞭然となります。

美容院（美容室）に顧客管理システムを導入するメリット

美容院（美容室）経営において、顧客管理システムの導入は、業務効率化による時間創出や顧客満足度向上によるリピート率アップ、データ分析に基づいた経営戦略、スタッフのスキルアップとモチベーション向上など、多くのメリットをもたらします。

業務効率化による時間創出

従来の美容院（美容室）におけるアナログ管理では、予約受付、カルテ検索、会計処理などに多くの時間を費やしていました。

顧客管理システムは、これらの作業時間を削減できます。
創出された時間を接客品質の向上や新メニュー開発、スタッフ教育などにあてると、サロンの価値向上につなげられます。

顧客満足度向上によるリピート率アップ

顧客管理システムは、顧客一人ひとりの細かな情報を記録・管理でき、以下のような顧客満足度向上につながる取り組みが可能になります。

• 顧客の好みやヘアスタイルの履歴を参照した的確な提案ができる
• 誕生日や記念日に合わせた特別なサービスが提供できる
• 前回の施術からの経過日数に応じたフォローアップができる

システムを通じて蓄積したデータを活用し、顧客に寄り添ったサービスを提供できると、長期的な信頼関係構築につながります。

リピーターが増えないと悩む方は、以下の記事もご覧ください。

美容院（美容室）のリピーターが増えない！原因と対策を紹介

データ分析に基づいた経営戦略

顧客管理システムに蓄積されたデータの分析で、より効果的な経営戦略を立てられます。
美容院（美容室）では、以下の分析に役立てるとよいでしょう。

分析手法	詳細
RFM分析	顧客の購買行動を以下3つの指標で評価し、購買パターンを把握する ・Recency：最終来店日（直近の来店ほど高評価） ・Frequency：来店頻度（頻度が高いほど優良顧客） ・Monetary：購入金額（高額利用者を特定）
ABC-Z分析	顧客を以下に4分類し、顧客の重要度に応じたマーケティング戦略を策定する ・Aランク（最重要顧客）→特別待遇でロイヤルティ強化 ・Bランク（重要顧客）→Aランクへの昇格を促進 ・Cランク（普通顧客）→来店頻度向上策の実施 ・Zランク（非アクティブ顧客）→再来店促進キャンペーン

分析により、顧客ごとに最適なサービス提供や効果的なプロモーションが可能になります。

スタッフのスキルアップとモチベーション向上

顧客管理システムの導入により、美容師一人ひとりの実績データが明確になり、スタッフの成長を可視化できます。

以下のような効果が期待できるでしょう。

• 施術履歴や顧客からのフィードバックを基にした個別の技術指導が可能になる
• 売上貢献度や顧客リピート率などの客観的な数値に基づいた公平な評価ができる
• スタッフ自身が自分の強みや改善点を把握しやすくなる

また、顧客管理システムによって日常業務が効率化され、スタッフは技術研修への参加や顧客との会話、セミナー企画などの活動に時間を使えるようになります。

スタッフの成長機会を増やし、モチベーション向上にも貢献します。

美容院（美容室）向け顧客管理システムの選び方

顧客管理システムを選ぶ際には、必要な機能や操作性、サポート体制など、いくつかの検討項目があります。

総合的に判断し、美容院（美容室）に最適な顧客管理システムを選びましょう。

必要な機能を明確にする

顧客管理システムを導入する際には、どんな機能があれば日々の業務が効率化され、顧客の満足度向上につながるのかを具体的に検討しましょう。

なかには、在庫管理やポイントカード機能、アンケート機能などが搭載されている顧客管理システムもあります。

美容院（美容室）の規模や顧客層、経営課題などを考慮し、本当に必要な機能を選び出すことが、システム導入成功の鍵となります。

規模や予算に合わせたシステムを選ぶ

美容院（美容室）の規模や予算に合わせて、最適な顧客管理システムを選びましょう。

小規模サロンの場合、高機能で多様なオプションを備えたものより、基本的な機能を備え、低価格で利用できる顧客管理システムが適しています。

一方、中規模以上のサロンでは、顧客数や予約数の増加に対応できる拡張性や、高度な分析機能を備えたシステムが求められます。

また、予算については、初期費用だけでなく、月額利用料やオプション料金などを含めた総費用を考慮し、無理のない範囲で導入できる顧客管理システムを選ぶことが大切です。

操作性やサポート体制を確認する

顧客管理システムを導入する際は、操作性とサポート体制も重要な選定基準となります。
どんなに高機能なシステムでも、操作が難解で使いこなせなければ意味がありません。

確認すべき項目は、以下のとおりです。

項目	確認事項
操作性	・直感的に操作できるか ・入力項目はわかりやすいか ・検索機能は使いやすいか ・使いやすいデバイスに対応しているか
サポート体制	・電話やメールでの問い合わせ窓口があるか ・対応時間はどの程度か ・マニュアルやFAQは充実しているか ・操作説明会や研修などのサポートはあるか ・システムのアップデートやメンテナンスはどのようにおこなわれるか

これらの項目を事前に確認しておくと、スムーズなシステム導入と運用を実現し、顧客管理業務の効率化と顧客満足度の向上につなげられます。

セキュリティ対策を確認する

顧客の個人情報を扱う以上、情報漏えいは絶対に避けなければならず、セキュリティ対策が施されている顧客管理システムを選ぶことが重要です。

確認事項は、以下のとおりです。

確認事項	詳細
アクセス制限	・システムへのアクセス権限を適切に設定できるか ・ID／パスワード以外の認証方法（二要素認証など）に対応しているか
データの暗号化	・顧客データは暗号化して保存されているか ・通信経路はSSL化されているか
アクセスログ	誰がいつシステムにアクセスしたかの記録が残るか
バックアップと復元	定期的なデータのバックアップと、障害発生時の迅速な復元体制が整っているか
セキュリティに関するサポート体制	システム導入後、セキュリティに関する質問やトラブル発生時のサポート体制が充実しているか

美容院（美容室）の信頼を守るためにも、これらのセキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが大切です。

導入後の運用体制を検討する

顧客管理システムを効果的に活用するためには、スムーズな運用を実現するために、美容院（美容室）に導入したあとの運用体制を事前に検討しておくことが重要です。
以下の点を考慮しましょう。

• 窓口一元化のために、誰がシステムの管理責任者になるのかを明確にしておく
• スタッフ全員がシステムを使いこなせるように、操作研修を実施する
• システム導入で変化する業務フローを事前にスタッフ間で共有しておく

顧客データの入力や更新に関するルールを定め、データの正確性を保つことが大切です。

顧客管理システムで美容院（美容室）経営の成功を目指そう

顧客管理システムには、顧客情報管理のほか、予約管理や売上管理、顧客コミュニケーション、スタッフ管理、分析・レポートなど、美容院（美容室）に便利な機能が豊富にあります。

うまく活用できると、業務効率化による時間創出や顧客満足度向上によるリピート率アップ、データ分析に基づいた経営戦略、スタッフのスキルアップとモチベーション向上など、多くのメリットを得られるでしょう。

顧客管理は使いやすいものであることが大切です。

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