ビジネスでのアポイントメールの書き方は？件名を含めた例文とコツを紹介
ビジネスでは、アポイントメールを送る機会が多くあります。
商談や面会などの約束をスムーズに取り付けるために、ビジネスマンには効果的なアポイントメールを書くスキルが重要です。
この記事では、ビジネスにおけるアポイントメールの必要性やケース別の例文、好印象につながるための書き方を紹介します。
送信するときの注意点も紹介するので、メールを作成する際の参考にしてください。
ビジネスにおけるアポイントメールの必要性
ビジネスにおけるアポイントメールとは、顧客と会う約束を取り付けるためのメールのことで、アポメールとも呼ばれます。
アポイントメールは新たな顧客の獲得や商品・サービスの購入につながる商談をするための、最初のきっかけになる重要なステップです。
アポ取りの手法には電話でのテレアポもありますが、メールで送ることで以下のメリットがあります。
- 相手への負担が抑えられる
- 履歴が残り容易に確認できる
- 詳しい情報を伝えられる
相手の都合のよい時間に確認できるアポイントメールは、業務の中断を強いることなく用件を伝えられます。
履歴も残るため、内容の確認も容易に可能です。
また、資料やWebサイトのURLも簡単に送付できるメールは、電話と比べ詳細かつ正確な情報を伝えられ、送信前には文章を再確認できることで情報の漏れを防げます。
ただし、読みづらいアポイントメールでは会う約束まで結びつけられません。
メールを書くときには、例文を参考にしながらわかりやすい内容で書くことが大切です。
ケース別｜ビジネスのアポイントメールの例文
ビジネスで送るアポイントメールの例文を、ケース別に紹介します。
ケース1.新規の顧客
新規の顧客へビジネスのアポイントメールを送るときには、警戒心を解くために特に丁寧に書くことが大切です。
まずは、以下の内容から書き始めましょう。
- 自分の会社や名前
- メールを送った目的
- 提供できるメリット
新規顧客の場合、相手は「信用できるのか」「約束してメリットがあるのか」の視点でアポイントを取るか判断します。
文面や言葉遣いに失礼がないよう注意しながら、簡潔にわかりやすく伝えてください。
| 〈例文〉 件名：弊社のサービス「○○」ご紹介と面談のお願い〈会社名・名前〉 株式会社○○○ ご担当者様 突然のご連絡で失礼いたします。 （会社名）の（名前）と申します。 この度は、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。 弊社のサービス「○○」は、○○業界のお客さまを中心にこれまで△△件導入され、○○の面で最大△△％改善した実績がございます。 つきましては、貴社をご訪問のうえ、内容を詳しく説明申し上げたく存じます。 誠に勝手ではございますが、訪問可能な候補日程を記載いたしますので、□月□日までにご返信いただけると幸いです。 〈訪問候補日時〉 ・□月□日（□） □□：□□〜□□：□□ ・□月□日（□） □□：□□〜□□：□□ ・□月□日（□） □□：□□〜□□：□□ 上記以外でも、○○様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いです。 ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 会社名 名前 住所 会社URL 問い合わせ先 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ |
ケース2.過去に取引のあった顧客
過去に取引のあった顧客にアポイントメールを送る場合は、お互いをある程度知っているため、端的な内容でやり取りの負担を最小限にする工夫が必要です。
どのような商品・サービスを紹介するのか、顧客にとってどのようなメリットになるのかを具体的に示しましょう。
商品・サービスの紹介は数値を用いると、説得力が上がります。
また、ビジネスでアポイントを取るときには、候補日程は顧客の繁忙期を考慮して提示することも大切です。
言葉遣いや誤字脱字などもしっかり確認して、送信してください。
| 〈例文〉 件名：新サービス「○○」のご案内〈会社名・名前〉 株式会社○○○ ご担当者様 お世話になっております。 （会社名）の（名前）です。 以前は弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございました。 このたび、弊社の新サービス「○○」が、貴社の事業における課題を解決できるのではないかと思い、ご連絡いたしました。 もしよろしければ、直接ご説明させていただきたいのですが、下記日時のご都合はいかがでしょうか？ 〈訪問候補日時〉 ・□月□日（□） □□：□□〜□□：□□ ・□月□日（□） □□：□□〜□□：□□ ・□月□日（□） □□：□□〜□□：□□ 上記以外でも、○○様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いです。 ご多忙な時期に申し訳ありませんが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 会社名 名前 住所 会社URL 問い合わせ先 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ |
ケース3.アポイント獲得後のお礼メール
ビジネスでは、アポイント獲得後に返信に対するお礼と決定した日時をメールで送ります。
感謝の気持ちを伝えることで丁寧さが評価され、会社同士の信頼関係が築きやすくなります。
お礼メールは必ず返信をいただいた当日か、翌営業日中に送りましょう。
| 〈例文〉 件名：ご返信のお礼と□月□日のアポイントについてのご連絡 株式会社○○○ ご担当者様 お世話になっております。 （会社名）の（名前）です。 先ほどは面接日程の調整にご協力いただき、誠にありがとうございました。 つきましては、下記日程にて貴社へお伺いいたします。 日程：□月□日（□）□□：□□～□□：□□ 訪問者：○○、○○ 日程変更をご希望の場合は、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。 また、当日に詳しく聞きたい内容がございましたら気兼ねなくお申しつけください。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 会社名 名前 住所 会社URL 問い合わせ先 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ |
ケース4.日程調整メール
こちらの都合によりアポイントの日程に調整が必要になった場合には、まずは謝罪することが大切です。
特に、新規顧客の場合は、ないがしろにされた印象を受ける可能性もあります。
文章によっては悪い印象を与えて獲得できたアポイントを失う結果につながり、ビジネス面でマイナスになる可能性もあります。
敬意を払ったうえで変更が必要になった理由を必ず記載し、再調整を依頼しましょう。
| 〈例文〉 件名：アポイント日程の調整について 株式会社○○○ ご担当者様 お世話になっております。 （会社名）の（名前）です。 先日は、お打ち合わせの日程を調整いただき、ありがとうございました。 お約束いただいておりました□月□日のお打ち合わせですが、私の都合によりお伺いが難しくなってしまいました。 こちらからお願いしていたにもかかわらず、大変申し訳ございません。 つきましては、下記いずれかの日程にて再度お時間を頂戴することは可能でしょうか。 〈訪問候補日時〉 ・□月□日（□） □□：□□〜□□：□□ ・□月□日（□） □□：□□〜□□：□□ ・□月□日（□） □□：□□〜□□：□□ 上記以外でも、○○様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いです。 再度調整のお手数をおかけしてしまい大変恐縮ではございますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 会社名 名前 住所 会社URL 問い合わせ先 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ |
ケース5.アポイント前リマインドメール
ビジネスで企業などを訪問する前日には、アポイント前のリマインドメールを送るとよいでしょう。
特に、アポイントが確定した日から期間が経っていると相手が忘れている可能性もあり、思い出すきっかけになります。
ただし、アポイントが確定した日から数日以内の訪問であれば、何度もメールを送ることが相手の負担になるかもしれません。
リマインドメールの送付は状況に応じて判断する必要があります。
| 〈例文〉 件名：明日のお約束についてのご確認 株式会社○○○ ご担当者様 お世話になっております。 （会社名）の（名前）です。 先日は面接日程の調整にご協力いただき、誠にありがとうございました。 お打ち合わせの前日となりましたので、確認のご連絡になります。 明日の□□：□□〜□□：□□に貴社へお伺いいたしますので、ご確認のほど、お願い申し上げます。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 会社名 名前 住所 会社URL 問い合わせ先 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ |
ケース6.訪問後のお礼メール
ビジネスのアポイントが終わったあとは、できるだけすぐにお礼のメールを送ることが大切です。
早めにお礼を伝えることで、会社同士の信頼関係を築けたり、成約率に影響したりします。
可能なら、顧客が面談の内容を振り返りやすくなるよう、当日中に資料や議事録を添付できるとよいでしょう。
準備が翌日以降になってしまう場合は、お礼メールを先に送り、後日あらためて詳細をお知らせする旨を記載しておくのがおすすめです。
また、次回の打ち合わせ予定などにもメール内で触れておくと、商談をスムーズに進められます。
| 〈例文〉 件名：本日の打ち合わせのお礼 株式会社○○○ ご担当者様 お世話になっております。 （会社名）の（名前）です。 本日は大変お忙しい中、お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。 また、貴社の課題感やサービスに対する要望についてお話いただき、感謝申し上げます。 念のため、本日ご提示させていただいた資料と議事録をお送りいたします。 お手すきの際に、ご確認いただけますと幸いです。 次回のお打ち合わせは、本日ご希望いただいたお日にちのとおり、□月□日□□：□□～の予定になっております。 ご不明な点などございましたら私、（名前）までお気軽にお申し付けください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 会社名 名前 住所 会社URL 問い合わせ先 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ |
好印象につながるビジネスのアポイントメールの書き方
ビジネスのアポイントメールは、書き方のコツを押さえておくことで好印象につながりやすくなります。
詳しく紹介するので、参考にしながら作成してみましょう。
件名はわかりやすく短文にする
アポイントメールの件名は一目見て内容がとらえられるよう、20文字以内を目安にわかりやすく書きましょう。
長い件名では一覧で省略されるうえ、内容が伝わりづらくほかのメールに埋もれてしまう可能性があります。
ビジネスの相手は日々、大量のメールを受信しているため、後回しどころか開封されない恐れもあります。
そのため、件名だけで内容が伝わるよう工夫することが大切です。
本文は要点から始め簡潔に書く
アポイントメールの本文は要点から始め、簡潔に書くのが理想です。
まずは、以下の5W1Hを意識して、メールを送った目的から書き始めてください。
- Who（誰が、誰に）
- What（何を紹介するのか）
- Why（なぜ利用すべきか）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- How（どのように）
How（どのように）の部分では、日時・所要時間・持ち物の有無などを具体的に伝えます。
日時は「都合のよい日時をお教えください」のみでは、調整のやり取りが増えて相手に負担がかかるため、ビジネスではおすすめしません。
いくつか候補日時を提示するとよいでしょう。
宛名と挨拶文を忘れずに書く
ビジネスのアポイントメールでは内容を簡潔にする必要がありますが、宛名と挨拶文は忘れずに書いてください。
省略してしまうと、失礼に値します。
宛名は、会社名と担当者名、名前がわからなければ「ご担当者様」と記載しましょう。
挨拶文は新規の顧客であれば「突然のメールでのご連絡、大変失礼いたします。」で始めて、自己紹介につなげるのがおすすめです。
過去にやり取りがある顧客の場合は「お世話になっております。」と書き始めます。
正しい敬語を使う
ビジネスのアポイントメールでは、敬語の使い方や言葉遣いにも細心の注意が必要です。
誤った敬語の使い方や言葉遣いをすると、印象が悪くなる可能性があります。
なお、役職名は敬称になるため「様」はいりません。
正しい使い方を確認したうえでメールを送信しましょう。
顧客にとってのメリットを伝える
効果的なアポイントメールの秘訣は、顧客にとってのメリットを具体的に伝えることです。
ビジネスの相手は、多忙ななか時間を割いてくれています。
アポイントを取るうえで重要なのは「貴重な時間を割くのに値する有意義な内容なのか」であるため、メールを送るときには顧客にとってのメリットを十分に伝えましょう。
メリットを伝えず、ただ「お時間を頂きたい」のみでは返信をいただけない可能性のほうが高くなります。
複数の候補日を上げておく
ビジネスのアポイントメールで重要なのは相手への配慮であるため、候補日は複数上げておきましょう。
もし前向きに検討してもらえた場合、顧客が候補日を考えることや調整のために何通もメールを送ることは、相手にとって負担になります。
メールを送ってから数日後を起点に、少なくとも3つ以上の候補日を上げておくのがおすすめです。
返信の期限を設定する
ビジネスのアポイントメールを送るときは、返信の期限を設定しておきましょう。
期限を明記しておくことで、相手は急いで対応すべきか、少し優先度を落としてもよいのかの判断がつきやすくなります。
また、お断りの内容であっても返信をもらいやすくなり、次につなげられるかもしれません。
ビジネスのアポイントメールを送るときの注意点
ビジネスのアポイントメールを送るときには、送付時間や返信のタイミングにも注意が必要です。
注意点をそれぞれ解説します。
メールの送付時間に注意する
ビジネスのアポイントメールは、業務時間内の送付がマナーです。
なかでも、昼休み前後や始業直後など、メールをチェックしやすい時間帯に送ると、確認してもらいやすくなるでしょう。
どうしても夜間に送付しなければならない場合には、必ず「夜分遅くに失礼します」と一言添えてください。
また、年末年始やゴールデンウィークなどの長期休暇の前後は避けるのがおすすめです。
休暇明けは顧客が普段より大量のメールチェックに追われやすく、負担に感じてしまいます。
効果的なアポイントメールにするためには、相手のスケジュール負担なども加味して送付することが大切です。
返信は早めにおこなう
相手からアポイントメールへの反応があった場合は、早めに返信しましょう。
初めてメールを送った相手であれば、自社商品やサービスへの関心が高いといえます。
チャンスを逃さないよう、すぐに返信するのがおすすめです。
また、お断りの返信があった場合でも丁寧なやり取りが今後の関係性に影響するため、速やかに対応してください。
コツを押さえてビジネスのアポイントメールを成功させよう
今回は、ビジネスにおけるアポイントメールについて紹介しました。
ビジネスのアポイントメールは、新たな顧客の獲得や商品・サービスの購入につながる商談をするための、最初のきっかけになる重要なステップです。
好印象を与えられるメールを書けると、アポイントを獲得しやすくなります。
アポイントメールの件名はわかりやすく短文にし、本文は要点から始め簡潔に書きましょう。
宛名や挨拶文の記載、正しい言葉遣いにも注意すると、よい印象を与えやすくなります。
ぜひこの記事を参考に、アポイントメールを作成してください。
商談率を上げるアポイントメールの書き方は、以下の記事でも解説しています。
【例文紹介】商談の成功率を上げるアポイントメールの書き方のポイントや注意点を解説
