請求書を電子化してコスト削減は余裕！メリット3つと注意点3つ
請求書の管理は、特に業務効率が低下し、コストが増える要因として挙げられます。
そのため、書類の印刷や郵送の手間など、業務効率化やコスト削減が求められています。
この記事では「請求書電子化のメリット・デメリット、導入時の注意点」を紹介します。 電子請求書を送付する方法まで解説しているため、ぜひ最後までご覧ください。
請求書の電子化とは？
請求書の電子化とは、請求書を紙ではなく、電子データで保管することです。
電子請求書は法的に有効であり、税務調査においても証拠書類として認められています。
また、2024年1月からは電子取引を行った請求書の電子保存が義務付けられます。
たとえば、メール送付をしたい場合は作成したPDFを添付するだけで済み、システムを利用して送付する場合は、電子帳簿保存法の要件も満たせます。
さらに、業務効率化、コスト削減、テレワークの推進など、メリットが豊富です。
請求書の電子化が進む背景
請求書の電子化が必要になる背景として、法改正と業務効率化のニーズが挙げられます。
電子帳簿保存法の改正により、2024年1月から電子取引をした請求書の電子保存が義務付けられました。
電子データのみでやりとりする場合、一定の保存要件に従って該当データの保存が必要です。
そのため、企業は対応を迫られ、業務効率化やコスト削減のために電子化が求められています。
請求書を電子化するメリット
請求書を電子化するメリットとして、以下3つがあります。
- コストを削減できる
- 業務を効率化できる
- テレワークを促進できる
コストを削減できる
電子請求書を導入することで、印刷や郵送の費用が不要になるため、コスト削減ができます。
請求書が紙の場合は「印刷」「押印」「郵送」などの作業が発生しますが、電子データの場合はありません。
従業員がほかの重要な業務に集中できるため、人件費の削減にもつながります。
業務を効率化できる
業務を効率化できるため、電子請求書の導入は非常に有益です。
紙と比べて、請求書作成や送付の手間が軽減できるため、業務の効率化が図れます。
たとえば、電子請求書を印刷や郵送する手間が不要になり、請求書発行作業にかかる時間を短縮できます。
また、計算機能を自動化できると、消費税や源泉税などの計算ミスを防げます。さらに、リアルタイムで書類上に反映されるため、入力漏れも防止可能です。
テレワークを促進できる
テレワークを促進できる手段として、電子請求書の導入がおすすめです。
紙の請求書と比べて業務効率を向上させるため、テレワーク環境に適しています。
また、従業員は自宅やカフェなど、オフィス以外の場所でも請求書の作成や送付ができます。
クラウド上での管理ができるため、インターネットを利用し、どこからでもアクセスが可能です。
電子請求書の導入は、業務効率を向上させ、テレワークを促進できます。
請求書を電子化するデメリット
請求書を電子化するデメリットは、以下の3つです。
- システム導入費がかかる
- 業務フローの再構築に手間がかかる
- セキュリティー対策が必要
システム導入費がかかる
請求書の電子化を進めるにあたり、システム導入費がかかります。具体的には、システム契約にかかる初期費用や月額利用料が発生します。
しかし、人件費や印刷費、紙代や封筒代などのコスト削減ができるため、長期的に見るとメリットになります。
システム導入費がかかる点はデメリットですが、社内のリソースを別の業務に充てられるため。業務の効率化が可能です。
業務フローの再構築に手間がかかる
電子請求書の導入に伴い、既存の業務フローを見直し、再構築する必要があります。
電子データの保存や送付方法、取引先との合意など、業務フロー全体を再構築する手間がかかります。
しかし、今まで手動だった業務が自動化される業務もあるため、新しいルールを作成し、システムが運用しやすい業務フローの整備が必要です。
セキュリティ対策が必要
請求書の電子化する際は、セキュリティ対策が必要です。電子データは、改ざんや情報漏洩のリスクがあるため、適切なセキュリティ対策が求められます。
たとえば、PDF化した電子データをメールで送付する際はパスワードをかけて、データを改ざんされないための工夫が必要です。
また、電子データの誤送信を防ぐためにあらかじめ送付先を設定しておくのも、セキュリティ対策として重要です。
電子化した請求書の送付方法
電子化した請求書を送る方法は、以下3つがあります。
- メールにファイル添付して送付
- WEBサイト上にアップロードして送付
- 電子請求書発行システムで送付
メールにファイル添付して送付
請求書が電子データの場合、簡単にメールで送付できます。基本的に、メールにPDF化したデータを添付して送付する方法です。
手軽かつ導入コストがかからないため、経費をかけたくない場合におすすめです。
WEBサイト上にアップロードして送付
取引先の指定する、ファイルストレージサービスに請求書をアップロードする方法があります。
WEBサイト上から請求書をダウンロードできるため、取引先にとってもメール送付の手間が省けます。
ただし、サービスによって一定の期間を過ぎると、過去のアップロードした請求書データが削除されるケースがあるため注意しましょう。
電子請求書発行システムで送付
請求書発行システムを利用すると、電子帳簿保存法の要件を満たせます。
加えて、システムで電子データ作成から送付までおこなえるため、誤ってデータを送付するリスクを抑えられます。
システムには導入費用がかかりますが、過去から現在までのデータをまとめて管理し、請求書の再発行や修正も簡単にできるためおすすめです。
請求書を電子化する際の注意点
請求書を電子化する際の注意点は、以下の3つです。
- 取引先と合意して進める
- 電子帳簿保存法へ対応が必要
- セキュリティのリスク対策をする
取引先と合意して進める
請求書の電子化する際は、取引先と合意して進めるのがおすすめです。
企業によっては、電子請求書を受け付けない場合があるため、事前に確認しましょう。
もし取引先の合意が得られない場合、該当の企業は紙の発行をするケースが出てきます。
特に、取引先に押印が必要か、請求書の原本を郵送するか確認しておくのが重要です。
電子帳簿保存法へ対応が必要
電子化を進める場合は、電子帳簿保存法への対応が必要です。
特に、電子データは改ざんされていないことを証明する「真実性の確保」と、誰もが速やかに確認できる「可視性の確保」が求められます。
ファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を含め、検索しやすい状態で保存する必要があるため注意しましょう。
セキュリティのリスク対策をする
電子化には、セキュリティのリスク対策が必要不可欠です。
電子データは改ざんや漏洩のリスクがあるため、適切なセキュリティ対策が求められます。
たとえば、PDF化した電子データにはパスワードをかけるといった、セキュリティ対策を講じる必要があります。
さらに、メールを送付する際は必ずダブルチェックをするルールを設けるのが、有効な手段としておすすめです。
請求書を電子化してコスト削減や業務効率化を進めよう！
この記事では、「請求書電子化のメリット・デメリット、導入時の注意点」について紹介しました。
請求書を電子化すると、「コスト削減」「業務効率化」「テレワーク促進」の3つが叶います。
業務効率化は、印刷や郵送の手間が省けるためほかの業務に時間を使える点や、コスト削減では、印刷費や郵送費が不要になります。
また、どこからでも請求書を作成・送付できるため、リモートワークへの移行がしやすい点も魅力です。
特に、コスト削減や業務効率化を目指す企業は、この記事を参考にしてみてください。
