給与明細の電子化で作業効率アップ！導入時のポイントやメリット5つ
給与明細の管理をおこなう場合は、印刷や封入、配布までに手間がかかり、コストも高くなります。
しかし、電子化を進めると手間やコストを削減できるため、作業効率アップを実現できます。
この記事では「給与明細電子化によるメリットや導入時のポイント、電子化する際の注意点」を紹介します。電子化による管理者側と従業員側のメリットまで解説しているため、ぜひ最後までご覧ください。
給与明細の電子化とは
給与明細の電子化は、給与明細を紙ではなくデジタル形式で提供する方法です。
デジタル技術の発展とテレワークの普及により、企業は業務効率化と環境保護のためにペーパーレス化を推進しています。
主に「メールで送信する方法」や「社内ネットワークやインターネットを通じて開示する方法」が一般的で、企業と従業員の双方にメリットがあります。
給与明細の電子化が推進されている理由
給与明細の電子化が推進される背景には、以下が挙げられます。
- デジタル技術の発展
- 法改正
- テレワークの普及
- 環境保護意識の向上
上記の要因が相まって、企業はペーパーレス化を進める必要性が高まっています。
また、電子帳簿保存法の改正により、電子データ保存の規制が緩和され、企業は書類の電子化を進めやすくなりました。
給与明細の電子化は、現代のビジネス環境に適応するための重要なステップといえます。
【管理者側】給与明細電子化のメリット3つ
管理者側の給与明細電子化のメリットは、以下の3つです。
- コストを削減できる
- 業務を効率化できる
- 紙の紛失リスクの軽減できる
コストを削減できる
給与明細を電子化すると、コストを削減できます。理由は、紙の印刷や郵送にかかる費用が不要になるためです。
特に、印刷・封入・郵送の手間と費用を、給与明細の電子化により削減できます。
ひとつひとつの手間は少ないかもしれませんが、長期的にみると、電子化は企業の経費削減に貢献します。
業務を効率化できる
給与明細を電子データで従業員に展開できると、業務の効率アップを実現できます。
デジタル化によって手作業が減少するため、システムによる自動化が進むのが主な理由です。
給与データから自動で給与明細を作成するシステムを導入すると、経理や総務の業務が効率化されます。
また、給与明細の転記ミスや誤配布も防止できます。
紙の紛失リスクの軽減できる
デジタル形式での提供により、紙の物理的な紛失リスクを軽減できます。
電子メールや社内ネットワークを通じて給与明細を提供することで、紛失や誤送のリスクを減らせます。
さらに、電子化によって、情報管理の安全性を高められます。
【従業員側】給与明細電子化のメリット2つ
従業員側の給与明細電子化のメリットには、以下2つがあります。
- いつでも給与明細を確認できる
- 過去の給与明細も確認できる
いつでも給与明細を確認できる
給与明細の電子化により、従業員はいつでも給与明細を確認できます。
インターネットを通じてアクセスできるため、場所や時間に制約されません。
従業員は自宅や出張先でも、自分のパソコンやスマートフォンから給与明細が確認できます。電子化によって、従業員の利便性を向上させます。
過去の給与明細も確認できる
給与明細の電子化をすると、過去の給与明細も簡単に確認できます。
デジタルデータとして保存されるため、過去の記録を検索・閲覧可能です。
また、システム上で過去の給与明細を検索し、必要なときにすぐに確認できるため、従業員の情報管理も容易にします。
給与明細電子化のデメリット
給与明細電子化のデメリットは、以下の3つです。
- システム導入に費用がかかる
- 従業員へのサポートが必要
- システム障害の影響が懸念される
システム導入に費用がかかる
給与明細の電子化には、システム導入費用がかかります。専用のシステムを導入するためには、「初期費用」や「ランニングコスト」が必要です。
システム導入には初期費用とシステム利用料がかかりますが、紙の印刷や郵送費用の削減と比較して検討する必要があります。
費用対効果を考慮し、システム導入の検討が求められます。
従業員へのサポートが必要
給与明細を電子化する際は、従業員へのサポートが必要です。たとえば、従業員が新しいシステムに慣れるための説明やフォローが必要です。
説明会や問い合わせ窓口の設置をおこなうなど、従業員が給与明細のシステムをスムーズに利用できるようサポートが求められます。
そのため、従業員への適切なサポートが電子化の成功に不可欠です。
システム障害の影響が懸念される
給与明細の電子化には、システム障害の影響が懸念されます。システムやネットワークの障害により、給与明細の作成や閲覧ができなくなる可能性があります。
システム障害のリスクに備え、紙の給与明細を作成できる状態にしておくことも推奨されます。
緊急時のため、システム障害への対策を講じておくのが重要です。
給与明細を電子化する際に抑えるべきポイント3つ
給与明細を電子化する際に抑えるべきポイントは、以下の3つです。
- 電子化する範囲を決める
- 効率化する業務範囲を決める
- 社内への通知と承諾を得る
電子化する範囲を決める
給与明細を電子化する際には、電子化する範囲を明確に決める必要があります。
電子化する書類や業務範囲を明確にしていない場合、効率的な導入ができません。
電子化する範囲は、給与明細だけでなく「源泉徴収票」や「退職所得の源泉徴収票」なども指定できます。
システム導入の段階から、電子化する範囲を明確にしておくのが電子化成功のポイントです。
効率化する業務範囲を決める
給与明細の電子化では、事前に効率化する業務範囲を決めるのが重要です。
業務効率化を実現するために、社内のどの業務を電子化するかを明確にする必要があります。
たとえば、給与計算から給与明細の作成・交付までを一貫して電子化できると、業務効率化が図れます。
電子化は給与明細のみするのか、源泉徴収や勤怠管理などを含めて管理するのかによって、システムの選び方も変わるため明確に決めましょう。
社内への通知と承諾を得る
給与明細の電子化には、社内への通知と従業員の承諾が必要です。電子交付の条件には、従業員の同意を得ることが法的に求められています。
電子交付の詳細を従業員に通知し、証拠として残る同意を得るプロセスが必要です。
従業員の同意は、給与明細の電子化において前提条件となります。
給与明細を電子化する際の注意点2つ
給与明細を電子化する際の注意点は、以下の2つです。
- ペーパーレス化を同意できない従業員への対応
- 給与明細が受け取れない従業員への対応
ペーパーレス化を同意できない従業員への対応
ペーパーレス化に同意できない従業員がいる場合は、都度対応が必要です。
従業員の同意が法的に求められているため、従業員に電子交付の詳細を示し、同意を得るプロセスを経る必要があります。
もし従業員の同意を得られない場合は、希望に応じて紙の給与明細を提供する体制を整える必要があります。
ペーパーレス化に同意できない従業員への対応は、適切におこないましょう。
給与明細が受け取れない従業員への対応
給与明細が受け取れない状況の場合は、従業員への対応が必要です。
システム障害やネットワークの問題により、給与明細が受け取れない場合があります。
システム障害に備える必要があるため、紙の給与明細をいつでも作成できる状態が推奨されます。
また、データのバックアップを定期的におこない、過去の給与・給与明細のデータ消失リスクの対応が必要です。
給与明細を電子化して柔軟な働き方を叶えよう
この記事では、「給与明細電子化によるメリットや導入時のポイント、電子化する際の注意点」について紹介しました。
給与明細を電子化すると、コスト削減や業務の効率化、従業員のミス防止につながるなどのメリットがあります。
具体的には、電子化により印刷や封入の手間が省け、従業員はどこでも給与明細を確認できるため、業務がスムーズに進みます。
特に中小企業やテレワークを推進する企業は、この記事を参考にしてみてください。
