年末調整の電子化で業務負担を軽減！メリット・デメリットや導入手順まで解説
年末調整の手続きは、企業にとって毎年の負担となっています。
手作業によるミスや書類の紛失リスクが高く、業務効率が低下することが課題です。
この記事では「年末調整を電子化するメリットとデメリット、導入する際の手順」を紹介します。年末調整を電子化すると叶うことまで解説しているため、ぜひ最後までご覧ください。
年末調整の電子化とは？
年末調整の電子化は、従来の紙ベースの手続きをデジタル化し、効率化を図る取り組みです。
電子化により、書類の作成や提出がオンラインで完結し、手作業の負担が大幅に軽減されます。
たとえば、従業員は「年調ソフト」を使用し、控除申告書を作成して勤務先にデータを提出するため、手書きのミスや書類の紛失リスクが減少します。
年末調整の電子化は、業務効率を向上させるための重要な手段です。
年末調整を電子化するメリット
年末調整を電子化するメリットは、以下の2つです。
- 【会社側のメリット】業務効率向上
- 【従業員側のメリット】書類作成の簡便化
【会社側のメリット】業務効率向上
年末調整の電子化は、会社の業務効率を大幅に向上させます。
電子データの利用により、手作業の入力や確認作業が減少するため、ミスも減ります。
会計担当者は、従業員が提出したデータを会計システムにインポートするだけで、控除額の計算や申告内容の確認が自動化されます。
電子化をすると、会社の負担が軽減され、業務効率が向上します。
【従業員側のメリット】書類作成の簡便化
年末調整の電子化は、従業員の書類作成を簡便化します。電子データを利用すると、手書きの手間が省けるため、計算ミスも防げます。
また、従業員は「年調ソフト」を使用して控除申告書を作成するため、勤務先へ提出前に、手書きのミスや書類の紛失リスクが減少できます。
書類作成の簡便化によって、結果的に業務の効率化にもつながります。
年末調整を電子化するデメリット
年末調整の電子化において、主に3つのデメリットが存在します。システム導入や従業員の教育が必要であり、初期コストや運用負担が発生します。
たとえば、以下の通りです。
- PCやネット回線の整備
- 従業員への教育
- マイナンバーカードの取得促進
デメリットを考慮しつつ、適切な準備と運用が求められます。
年末調整を電子化した際のデータ提出方法
年末調整を電子化した場合、従業員は「年調ソフト」を使用し、作成した電子データを、勤務先へ提出が必須になります。
そのため従業員は、控除証明書を電子データで取得し、申告書を作成してから提出が必要です。
勤務先は、提出された電子データを会計システムにインポートすることで、年税額を簡単に計算できます。
年末調整を電子化するための導入手順
年末調整を電子化するための導入手順は、以下の3つです。
- 事前に従業員へ周知をする
- 年調ソフトや会計システムを導入する
- 承認申請書を税務署に提出する
事前に従業員へ周知をする
電子化を導入する際は、事前に従業員への周知をおこないましょう。
もし従業員が新しい手続き方法を理解できない場合、スムーズな電子化ができません。
あらかじめマイナンバーカードの取得および、年調ソフトの使用方法を、2カ月前には周知し始めるのがおすすめです。
年調ソフトや会計システムを導入する
電子データを処理するには、年調ソフトや対応する会計システムの導入が必要不可欠です。
そのため、年末調整が可能なシステムやアプリケーションの導入が求められます。
また、会計システムを導入する際に既存のシステムと連携ができるかどうかが重要なため、よく確認してから導入するのがおすすめです。
承認申請書を税務署に提出する
年末調整手続きの電子化をおこなうには、所轄税務署に承認申請書を提出する必要があります。
法的に所轄税務署の承認を得られない場合、電子データで年末調整申告書の受け取りができません。
具体的に「申告データを授受する方法」や「電子署名」によって、従業員を個別に特定する方法を検討し、所轄税務署に承認申請書の提出をしましょう。
年末調整を電子化すると叶うこと
年末調整の電子化により、社内業務の効率アップを実現可能です。
たとえば、手作業の負担が減り、ミスが減少するため、業務がスムーズに進行します。
加えて、簡単な操作で従業員が申告書の作成をできるようになり、会計担当者の確認作業も自動化されます。
加えて、今後は申請が必要な幅広い書類を電子化し、業務効率をアップできます。
年末調整の電子化を進めて業務効率をアップさせよう
この記事では、「年末調整を電子化するメリットとデメリット、導入する際の手順」について紹介しました。
年末調整を電子化すると、業務効率の向上や書類の紛失リスクの低減ができます。また、従業員が、年末調整の申告書を簡単に作成しやすくなる点も魅力的です。
加えて、年調ソフトによる控除額の自動計算によって、手作業によるミスを減らせます。
特に、業務効率をアップさせたい場合は、この記事を参考にしてみてください。
