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予約確認メールの例文を紹介!開封してもらいやすいポイントも解説します

2022年12月26日

店舗などで予約を受け付けている場合、顧客に送る予約確認メールは非常に重要です。顧客が予約日を忘れてしまうと顧客にとっても店にとっても大きな損失になりますが、予約確認メールがあればそれを防ぐことが可能です。

そこで本記事では、予約確認メールについて、メリットやデメリット・注意点、予約確認メールを作成するポイントと例文について解説します。

予約確認メールとは

予約確認メールとは、予約した日に近づいたら、顧客に日時やサービス内容、店舗の場所などを伝えるメールを指します。予約日が数週間や数ヶ月先の場合、予約したことを顧客が忘れてしまうことは良くありますので、予約確認メールを送って来店をうながします。

予約確認メールに必要な情報

メールに記載する情報とはどのようなものかご説明します。

<予約確認メールに必要な情報>

  • ・日時:日時、曜日、予約番号など
  • ・場所:店の名称や住所。
  • ・連絡先:店舗の電話番号やメールアドレス
  • ・顧客情報:顧客名や登録した連絡先
  • ・持ち物や服装などの注意点:注意点があれば記載する
  • ・キャンセルの方法:キャンセルする方法やキャンセルサイトのリンクなどを記載する
  • ・新型コロナウイルス対策についての案内:必要に応じて記載する

予約確認メールを配信するタイミング

予約確認メールを配信するタイミングは、早すぎても遅すぎてもいけません。基本的には、1週間前と2日前に1回ずつ送るのが一般的です。顧客側は仮に忘れていても余裕をもって準備できますし、店側としても2日前ならキャンセル対応が可能です。

予約確認メールを送るメリット

予約確認メールを送るメリットについて見ていきましょう。

顧客に安心してもらえる

まずは、顧客に安心してもらえるメリットがあります。顧客が忘れてしまっていてもメールが届いて気づくので、安心して予約できるでしょう。

電話での問い合わせを減らせる

予約確認メールが届かないと、電話で「いつの日に予約しましたか?」などと問い合わせる人が増えるでしょう。しかし、予約内容が書いてあるメールを送ることで、問い合わせを減らすことができます。

顧客自身がスケジュールを管理しやすくなる

顧客が自分でカレンダー登録などをしなくても、メールが届いて予定を教えてくれます。そのため、スケジュール管理がしやすくなって非常に便利です。

予約確認メールを送るデメリット・注意点

しかし、予約確認メールにはデメリットもあります。本項目では、予約確認メールの注意点について解説します。

メールを見落とされてしまう可能性がある

最近では広告メールの数が増えており、たくさんのメールが1日に何通も届きます。そのため、数多くのメールの中に予約確認メールが埋もれてしまって見落とされる可能性が考えられます。

予約確認メールがキャンセルにつながる場合もある

予約確認メールが届いたことで、キャンセルにつながる場合もあります。しかし、当日の無断キャンセルを防止できることを考えれば、さほど大きなデメリットではないでしょう。

予約確認メールを作成する際のポイント

予約確認メールを作成する際の大事なポイントについてまとめましたので、ご覧ください。

件名はわかりやすくする

メールの件名は、メールの内容を知るために重要な情報です。【】や■などの視覚的にわかりやすい記号をうまく使って、どの店舗のいつの予約なのかが一目でわかり、開封してもらえる件名にしましょう。また、本文も長文を避けてわかりやすい文面にしてください。

基本情報は明確に記載する

場所、日時、料金などの基本情報は、記号やインデントなどを使って明確に記載しましょう。自分の予約がちゃんと行われることが把握できるわかりやすい文面にしましょう。

キャンセルに関する情報を入れる

顧客がキャンセルすることも考慮に入れて、キャンセルする方法やキャンセル料金について簡潔に記載しましょう。キャンセルできるページへのリンクを入れておくのも良いでしょう。

良くある質問を記載する

顧客が知りたい情報をまとめて、良くある質問を記載するのもおすすめです。アクセス情報はもちろん、当日の持ち物や服装などの注意点があれば記載しましょう。

問い合わせ先を記載する

問い合わせ先は必ず記載してください。時間変更や当日間に合わない場合にも、スムーズに問い合わせができるようにしておきましょう。

誤字脱字や内容に間違いがないようにする

誤字脱字はもちろん、予約日時や内容などにも間違いがあってはいけません。顧客を混乱させないように、文面に誤りがない自動入力の仕組みにしましょう。

予約管理と確実に連携をとる

店舗側で予約状況を管理して、またメールの送信漏れやミスなどがないように自動送信システムを使いましょう。そのため、予約管理システムと連動したメール自動送信システムを利用するのがおすすめです。

予約確認メールの例文

予約確認メールの例文をご紹介します。

実店舗向けの例文

美容院の予約確認メールの例文です。

件名:【○月○日のご予約の確認】○○○○(店名)

本文:
◯◯様

この度は○○○○(店名)にご予約いただき、ありがとうございます。
ご予約いただいた日にちの〇日前になりましたので、お知らせいたします。

【ご予約番号】○○○○○
【日時】○○○○年◯月◯日 ◯時◯分
【ご予約内容】◯◯◯◯

【料金】◯◯◯◯円(税込)
※支払い方法(支払い方法の詳細を記載)

【ご予約名】◯◯◯◯様
【ご連絡先】(連絡先情報)

【○○○○ ○○店】
所在地:(住所)
電話番号:(連絡先)(担当◯◯)
地図:(地図URL)

【当日の注意事項】
(あれば記載)

【キャンセルについて】
キャンセルはご予約日の◯日前(◯月◯日)までに、お電話かこちら(URL)でキャンセルをお願いします。

【新型コロナウイルス感染拡大防止対策について】
(あれば記載)

スタッフ一同、ご来店を心よりお待ちしております。

(店舗情報の署名情報に店舗名、住所、連絡先、営業時間、ホームページURLなどを記載)

オンライン店舗向けの例文

オンラインで行われるイベントなどの予約確認メールの例文です。

件名:【○月○日のご予約の確認】○○○○(イベント名)

本文:
◯◯様

この度は○○○○(イベント名)にご予約いただき、ありがとうございます。
開催○日前になりましたため、メールを送らせていただきます。

【ご予約番号】○○○○○
【日時】○○○○年◯月◯日 ◯時◯分~◯時◯分
【ご予約のイベント名】◯◯◯◯

【料金】◯◯◯◯円(税込)
※お支払い済み

【イベントURL】
(URL)

開始○分前~ご入室いただけます。

※当イベントは○○○○ツールを使用します。
視聴するパソコン、タブレット端末などに○○○○ツールを事前にインストールしてください。

【○○○○ツールのインストール先】
(URL)

【ご予約者名】◯◯◯◯様
【ご連絡先】(連絡先)

ご予約日前日までの連絡先:(連絡先)(担当◯◯)
当日の連絡先:(連絡先)(担当◯◯)

【○○○○(イベント名)のサイト】
(URL)

【当日の注意事項】
(あれば記載)

【キャンセルについて】
キャンセルはご予約日の◯日前(◯月◯日)までに、お電話かこちら(URL)でキャンセルをお願いします。

○○様のご参加を心よりお待ちしております。

(イベント運営者の署名情報に運営者名、住所、連絡先、営業時間、ホームページURLなどを記載)

まとめ

本の記事では、予約確認メールの詳細や、予約確認メールのメリットやデメリット・注意点、予約確認メールを作成するポイントと例文について解説しました。予約確認メールは、顧客と店舗のどちらにとっても重要なツールであることがわかっていただけたと思います。

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