クラウド型ビジネスフォンでコスト削減も余裕！導入時の注意点や選び方3つ

クラウド型ビジネスフォンは、従来の電話システムに比べて柔軟性が高く、コストメリットも大きいため、多くの企業で導入が検討されています。

しかし、導入にはさまざまな注意点もあり、社内のネット環境に応じて、適切なサービスを選ばなければなりません。

この記事では「クラウド型ビジネスフォンの導入メリットや導入時の注意点、選び方」を詳しく紹介します。

クラウド型ビジネスフォンを導入すると叶うことまで紹介しているため、ぜひ最後までご覧ください。

クラウド型ビジネスフォンの選び方のポイント3つ

クラウド型ビジネスフォンを選ぶには、3つの重要なポイントがあります。

• 通信費が削減できるか
• 音声や通信の品質は高いか
• セキュリティ・サポート体制が整っているか

通信費の削減は、クラウド型ビジネスフォンの大きなメリットのひとつです。しかし、品質が低さや保守内容がしっかりしていないと、業務に支障が出るため注意が必要です。

通信費が削減できるか

クラウド型ビジネスフォンなら、従来のビジネスフォンに比べて通信費を大幅に削減できます。

クラウド型ビジネスフォンでは、主装置をデータセンターに格納するため、機器の購入やメンテナンス費用がかからず、設置工事費や保守費用もカットできます。

また、ボイスワープなどの転送料金が無料になります。

ビジネスフォンでは一台数万円の固定電話機を購入する必要がありましたが、クラウド型ビジネスフォンではその費用が不要です。

クラウド型ビジネスフォンに切り替えれば、初期費用や運用費用を大幅に抑えられ、通信費の削減につながります。

音声や通信の品質は高いか

クラウド型ビジネスフォンを選ぶ際は、音声や通信の品質が高いかどうかを確認する必要があります。

クラウド型ビジネスフォンはインターネットを使って通話するため、ノイズが入ったり音声が途切れたりすると、業務に支障をきたします。

また、サービスによっては、通話品質が安定しないケースもあります。

総務省は、IP電話の通話品質をクラスA・B・Cの3つに分類しています。クラスAは最も品質が高く、アナログ電話と同等の品質です。

無料トライアルや口コミなどで通話品質を比較し、クラスAなど品質の高いクラウド型ビジネスフォンを選ぶのがおすすめです。

セキュリティ・サポート体制が整っているか

クラウド型ビジネスフォンを導入前に、セキュリティ対策とサポート体制が整っているかを確認しましょう。

クラウド型ビジネスフォンは、データサーバーと電話システムを連携させて通話するため、サービスの一貫性がないと不具合時のサポートが十分に受けられず、対処が遅れてしまいます。

セキュリティ対策が不十分だと情報漏れのリスクがあり、サポート体制が整っていないと不具合時の対応が遅れます。自社開発のシステムを採用しているクラウド型ビジネスフォンを選びましょう。

クラウド型ビジネスフォンなら通信費削減に強い「プラスト」がおすすめ

クラウド型ビジネスフォンで通信費を削減したいなら、「プラスト」がおすすめです。

プラストでは、コンサルティングからシステム運用・メンテナンスまで、一貫したサービスとサポートを提供しているため、万が一不具合があっても迅速な対応が可能です。

また、定番から最新機器まで導入しており、業務効率改善・セキュリティレベルの向上を実現します。

プラストは、通信費の削減と安定した通話品質、万が一の不具合時の迅速な対応を実現できるクラウド型ビジネスフォンのサービスとして最適です。

クラウド型ビジネスフォンの導入メリット4つ

クラウド型ビジネスフォンの導入メリットを、4つ紹介します。

• コスト削減ができる
• テレワークに対応している
• 短期間で新しい環境構築ができる
• 問い合わせ業務を効率化できる

クラウド型ビジネスフォンでは、業務改善・推進も見込めます。

コスト削減ができる

クラウド型ビジネスフォンを導入すれば、従来のビジネスフォンに比べてコスト削減ができます。

クラウド型ビジネスフォンでは、主装置をデータセンターに格納するため、機器の購入費用やメンテナンス費用、設置工事費、保守費用がかかりません。また、ボイスワープなどの転送料金が無料になります。

ビジネスフォンでは一台数万円の固定電話機を購入する必要がありましたが、クラウド型ビジネスフォンではその費用が不要です。

クラウド型ビジネスフォンに切り替えれば、初期費用や運用費用を大幅に抑えられるため、コスト削減につながります。

テレワークに対応している

クラウド型ビジネスフォンは、テレワークにも対応しています。

クラウド型ビジネスフォンは、インターネット環境さえあればどこでも利用できるため、テレワーク先でも問題なく使用できます。
また、スマホやPCを内線端末として利用できるため、社外にいる社員とも通話が可能です。

5Gの普及により通信環境が改善された携帯端末と、クラウド型ビジネスフォンの相性は良く、安定した通話ができます。

インターネット環境さえあれば場所を選ばず利用できるクラウド型ビジネスフォンは、テレワークにも最適です。

短期間で新しい環境構築ができる

クラウド型ビジネスフォンなら、短期間で新しい環境を構築できます。クラウド上に主装置を置くだけで済むため、機器の導入や設置工事を必要としません。

そのため、最短で1〜2週間でスピーディーな導入が可能です。従来のビジネスフォンの導入では数か月を要する場合もありましたが、クラウド型ビジネスフォンなら短期間で環境を整えられます。

クラウド型ビジネスフォンは機器の設置が不要なため、短期間で新しい環境を構築できるメリットがあります。

問い合わせ業務を効率化できる

クラウド型ビジネスフォンを導入すれば、問い合わせ業務を効率化できます。

クラウド型ビジネスフォンには自動音声ガイダンス(IVR)機能があり、着信時に要件を切り分けられます。

要件ごとに窓口を変えられるため、顧客が求める情報にいち早く電話を回せると同時に、問い合わせ業務の効率化に役立ちます。

クラウド型ビジネスフォン導入する際の注意点3つ

ここから、クラウド型ビジネスフォンを導入する際の注意点を3つ紹介します。

• 社内のネット環境が整備されているか
• 希望予算内に料金が収まっているか
• 発信できない番号がないか

クラウド型ビジネスフォンを導入しても、コスト削減や業務改善・推進ができないと意味がないため、事前に確認しましょう。

社内のネット環境が整備されているか

クラウド型ビジネスフォンを導入する際は、社内のネット環境が整備されているかを確認する必要があります。

クラウド型ビジネスフォンはインターネットを使って通話するIP電話のシステムのため、社内やテレワーク先のネット環境が整備されていないと使用できません。

事前に社内のネット環境が整備されているか、テレワーク先の環境も含めて事前に確認しておきましょう。

希望予算内に料金が収まっているか

クラウド型ビジネスフォンを導入時は、希望予算内に料金が収まっているかを確認しましょう。

クラウド型ビジネスフォンに切り替えると、全体的に料金は割安になりますが、サービスによっては希望の予算内に収まらない場合もあります。

一部のクラウド型ビジネスフォンでは、従来の電話番号が利用できず、新しい番号を取得する必要があり、その分コストがかかります。

導入を検討する際は、各社の料金プランを確認し、希望予算内に収まるサービスを選ぶ必要があります。

発信できない番号がないか

クラウド型ビジネスフォンを導入する際は、発信できない番号がないかを確認しましょう。

クラウド型ビジネスフォンによって、「03」「06」などの市外局番を利用できないケースがあります。その場合、従来の電話番号を引き継げず、新しい番号を取得しなければなりません。

特定の市外局番が利用できないクラウド型ビジネスフォンを選んでしまうと、せっかく定着した電話番号を捨てることになり、顧客への通知も大変です。

現在の電話番号を継続して使えるかどうかを事前に確認し、トラブルのないサービスを選ぶ必要があります。

クラウド型ビジネスフォン導入後に叶うこと

最後に、クラウド型ビジネスフォン導入後に叶うことを3つ紹介します。

• 社内・社外問わず電話対応ができる
• 電話対応を分散できる
• 不要な電話を大幅に減らせる

クラウド型ビジネスフォンを導入すると、以下が実現できます。

社内・社外問わず電話対応ができる

クラウド型ビジネスフォンを導入すれば、社内・社外を問わず柔軟な電話対応ができます。

クラウド型ビジネスフォンには内線通話機能があり、異なる場所にいる社員がスマホやPCを内線端末として利用できます。そのため、社外にいる社員への電話も可能です。

5Gの普及で通信環境が改善された携帯端末と、クラウド型ビジネスフォンの相性は良く、安定した通話ができます。

クラウド型ビジネスフォンなら、社内外を問わず、場所に捉われずに電話対応がおこなえます。

電話対応を分散できる

クラウド型ビジネスフォンを導入すると、電話対応を分散できます。

クラウド型ビジネスフォンには、自動音声ガイダンス機能があり、着信先を切り分けられます。要件ごとに窓口を変えられるため、適切な部署に電話を回せます。

自動音声ガイダンスで初めての顧客と既存ユーザーの着信先を変えれば、それぞれの要件に合わせた対応ができます。

自動音声ガイダンスで着信を振り分けられるため、クラウド型ビジネスフォンなら電話対応を分散して効率化できます。

不要な電話を大幅に減らせる

クラウド型ビジネスフォンを導入すれば、不要な電話を大幅に減らせます。

クラウド型ビジネスフォンの自動音声ガイダンス機能により、間違い電話や営業電話を適切に振り分けられます。

自動音声ガイダンスで不要な電話を大幅に減らせるため、クラウド型ビジネスフォンを導入すれば業務に集中できます。

クラウド型ビジネスフォンで通信費を削減しよう

この記事では「クラウド型ビジネスフォンの導入メリットや導入時の注意点、選び方」を詳しく紹介しました。

あらためて、クラウド型ビジネスフォンを導入する場合は、以下のポイントを抑えて検討しましょう。

• 通信費が削減できるか
• 音声や通信の品質は高いか
• セキュリティ・サポート体制が整っているか

また、クラウド型ビジネスフォンを導入するならプラストがおすすめです。

コンサルティングからシステム運用・メンテナンスまで、一貫したサービスとサポートを提供しているため、万が一不具合があっても迅速な対応ができます。

クラウド型ビジネスフォンに切り替えれば、初期費用や運用費用を大幅に抑えられ、通信費の削減につながります。通信費の削減を目指すなら、クラウド型ビジネスフォンへの切り替えを検討しましょう。