もう失敗しない！ビジネスフォンの転送方法6つやよくある失敗4つを紹介

ビジネスフォンの転送方法を理解しないまま受電すると、「担当者が不在で連絡がつかない」「担当部署へ折り返しができない」など業務に支障が出てしまいます。

また、担当者との連携ミスや転送手順を間違えて電話を切ってしまうなど、ヒューマンエラーにつながってしまいます。

この記事では「ビジネスフォンの転送方法6つやよくある失敗4つ」を詳しく紹介します。転送ミスを防ぐ手順も解説しているため、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスフォンの保留・転送機能とは

ビジネスフォンの以下3つの機能を使えば、効率的な電話対応ができます。

• 保留
• 内線転送
• 外線転送

もし通話中に確認すべき内容がある場合、一度保留にすれば、相手を待たせずに別の用件に対応できるため、ビジネスフォンの保留・転送機能を上手に活用しましょう。

保留

保留は、相手を一時的に待たせる機能で、別の用件に対応する必要があるときに使います。

保留中は、相手側に保留音が流れ、待機してもらいます。そのため、来客対応中に電話が入った場合は、保留で対応できます。

また、もし自分でわからない用件がある際は、保留を使うと電話対応がスムーズです。

内線転送

内線転送は、社内の別の内線電話に転送する機能で、適切な担当者に電話をつなげるために使います。

もし営業宛に連絡があった場合、直接営業担当者へつなぐか、営業部署の内線に転送できます。

内線転送を活用すると、担当者や担当部署への効率的な電話対応が可能です。

外線転送

外線転送は、外部の電話番号に転送できるため、社外の関係者に電話をつなげる必要があるときに使います。

もし取引先から電話があれば、担当者の持っている携帯電話へ転送し、円滑にやりとりができます。

また、社内に外線しかない部署であっても転送は可能です。

ビジネスフォンの転送でよくある失敗例

ビジネスフォンの転送でよくある失敗例を、4つ紹介します。

• 失敗①：担当者が不在だと折り返しできない
• 失敗②：担当者に電話が繋がらない
• 失敗③：転送時に連携ミスをしてしまう
• 失敗④：操作を間違えて電話が切れてしまう

失敗例を知っておくと、間違いを防止する教訓にできるためよく確認しておきしょう。

失敗①：担当者が不在だと折り返しできない

担当者が不在時に電話に出られなかった場合、折り返しの連絡によって対応が遅れてしまいます。

たとえば、営業担当者が外出中に取引先から電話があり、受け答えできずに後で折り返しの連絡が必要になるケースです。

折り返しで対応が遅れると、業務の進捗が遅れ、顧客満足度が下がる要因になります。

ビジネスフォンの転送機能を適切に設定すれば、担当者不在時でも確実に電話対応できます。

失敗②：担当者に電話が繋がらない

担当者の内線番号に電話をかけても、つながらない場合があります。

たとえば、総務部門に用件があり、内線番号に電話をかけても誰も出ず、呼び出し音が続くケースです。

呼び出し音は、ビジネスフォンの無応答転送や代理応答機能を設定していないと、一定の時間は鳴り続けます。

しかし、無応答転送や代理応答を設定しておくと担当者に確実に電話が届くため、円滑に業務を進められます。

失敗③：転送時に連携ミスをしてしまう

転送先の内線番号を正確に把握していないと、電話を別の担当者に転送する際、間違えて第三者に転送してしまうリスクがあります。

たとえば、取引先から入電した電話を、別部門に転送しようとして間違えて他社に転送してしまうケースです。

担当者や担当部署ごとに内線番号の一覧表を作成し、転送先を事前に確認しておくと連携ミスを防げます。

失敗④：操作を間違えて電話が切れてしまう

ビジネスフォンの操作を誤ると、通話中に電話が切れてしまう場合があります。

ビジネスフォンの各機能の使い方を理解していないため、通話中に別の機能を使おうとしたら、誤って通話が切れてしまうケースです。

ビジネスフォンの各機能の使い方を練習して、操作ミスを防ぐ必要があります。

ビジネスフォンで内線転送するための3ステップ

ビジネスフォンで内線転送する手順を解説します。

• ステップ1：「保留」ボタンを押す
• ステップ2：転送先の担当者を内線で呼び出しする
• ステップ3：転送先の担当者側で「外線」ボタンを押す

まずは保留を覚えておくと、転送が落ち着いてできます。

ステップ1：「保留」ボタンを押す

まず「保留」ボタンを押します。

内線転送の前に保留にしないと、相手と切断されてしまうケースがあります。

「保留」ボタンを押せば、相手は待たされる状態になるため、その間に、担当者への確認や転送準備をしましょう。

ステップ2：転送先の担当者を内線で呼び出しする

次に、転送先の「内線番号」を押して呼び出します。

営業の内線番号を押すと営業担当者を呼び出せるため、転送先の担当者に電話をつなげられます。

適切な内線番号を押して、担当者を呼び出しましょう。

ステップ3：転送先の担当者側で「外線」ボタンを押す

最後に、転送先の担当者が「外線」ボタンを押します。

転送先の担当者が「外線」ボタンを押したタイミングで、転送が完了します。

逆に「外線」ボタンを押さないと、転送が完了しないため、転送先で「外線」ボタンを押すことを忘れないようにしましょう。

ビジネスフォンで外線転送する5つの方法

ビジネスフォンで外線転送する方法を、5つ紹介します。

• ①外線手動転送
• ②外線自動転送
• ③無応答転送
• ④話中転送
• ⑤ツインコール外線転送

転送機能には種類があるため、それぞれを正しく使いこなし、取り漏れするリスクを抑えましょう。

①外線手動転送

外線手動転送は、着信を別の回線に手動で転送する優れた機能です。

相手先が応答できない場合でも、手動でほかの担当者に電話を振り分けられ、効率的な対応が可能です。

たとえば、営業担当者が外出中に重要な取引先からの電話を受けた場合、その電話を上司や他の営業担当者に転送できます。

そのため、臨機応変な対応が必要なビジネスシーンで有効に活用できる機能と言えます。

②外線自動転送

外線自動転送は、設定した条件に基づき着信を他の内線や外線に自動で転送する機能です。

手動の操作なしで電話の振り分けが可能になり、業務効率の向上が期待できます。

たとえば、夜間や休日に着信した電話を、オペレーターまたは携帯電話へ自動転送することが可能です。

業務時間外の対応や混雑時の分散対応など、外線自動転送は業務の効率化に大いに貢献します。

③無応答転送

無応答転送は、応答できない状況でも電話を逃すことなく、他の人に振り分ける機能です。

会議中や外出時など、電話に出られない状況でも、別の内線や携帯電話に転送できます。

一定時間応答がない場合に、着信した電話を別の内線や外線に自動転送します。不在時の対応を、確実に対応するための重要な機能です。

④話中転送

話中転送は、電話の効率的な管理を可能にする重要な機能です。

重要な通話の取り漏れを防げる機能で、もし転送先が通話中でも、適切な担当者に振り分けられます。

たとえば、取引先と通話中に、別の重要な取引先から電話があった場合、その電話を上司や別の担当者に転送できます。

⑤ツインコール外線転送

ツインコール外線転送は、2つの異なる電話番号に、同時に転送可能な方法です。

複数の関係者に一斉に連絡を入れたい場合に使えるため、取引先と営業担当者の2箇所に同時に転送できます。

ビジネスフォンの転送機能で取り次ぎミスを防ごう

この記事では、「ビジネスフォンの転送方法6つやよくある失敗4つ」を紹介しました。

ビジネスフォンの転送機能には、保留や内線転送、外線転送などの機能があり、担当者の状況に応じて使い分けられます。

内線転送を使えば適切な担当者に電話をつなげられるため、効率的な対応が可能です。

ただし、転送失敗によって業務の進捗が遅れ、顧客満足度も下がってしまうケースがあるため注意しましょう。

とくにビジネスフォンを導入したばかりの企業や、転送操作に不慣れな方は、この記事を参考にしてみてください。