企業で通信費を削減する具体的な方法10選！平均費用や気をつけたいポイントを解説
「毎月の通信費が高く、利益を圧迫している」と悩んでいませんか？
事業に必要な通信コストは、気づかないうちに大きな負担になっているケースがあります。
しかし、どこから手をつけていいかわからず、削減を諦めてしまっている企業も多いのではないでしょうか。
この記事では、通信費の具体的な削減方法や法人契約の平均費用などを詳しく解説します。
また、気をつけたいポイントも紹介しているので「今の通信費をなんとかしたい」「もっと効率的な通信環境にしたい」と考えている担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
通信コストとは？法人の平均費用も解説
企業が事業を運営していく上で、通信費は毎月発生する固定費です。そこで、以下の内容について解説します。
- 通信コストとは
- 法人契約の平均費用
それぞれの費用の特徴を理解し、自社の現状と照らし合わせてみてください。
通信コストとは
通信コストとは、事業を運営する上で発生する通信サービス全般の費用であり、毎月かかる必要コストです。
具体的な通信費を以下の表にまとめています。
| 項目 | 具体的な費用 |
|---|---|
| インターネット回線 | ・回線使用料 ・プロバイダ料金 など |
| 固定電話関連 | ・基本料金 ・通話料 ・オプションサービス料 など |
| 携帯電話・スマートフォン費用 | ・基本料金 ・通話料 ・データ通信料 など |
| FAX関連 | ・回線費用 ・通信料 |
| その他通信費 | ・FAXの回線費用や通信料 ・フリーダイヤル費用 ・VPN接続費用 など |
これらの費用を削減したいと考える企業は多いものの、どこから手をつけていいか分からないのが現状です。
そのため、自社の通信契約内容や利用状況の詳細を確認し、不要なサービスや過剰なプランがないか見極めましょう。
法人契約の平均費用
法人企業で契約している通信費の平均費用は、回線数に比例して膨らむため、規模や業務内容で大きく異なります。
一般的に、以下の表を確認して自社の通信状況と照らし合わせてみてください。
| 企業の規模 | 通信費（月額） |
|---|---|
| 小規模事業者 | 約5千円～5万円 |
| 中小企業 | 約2万円～33万円 |
| 大手企業 | 約数百万～数億円 |
自社の通信状況を正確に把握し、無駄な部分を特定して見直すことが、法人契約の通信費を効果的に削減できます。
費用対効果を意識した見直しが、利益アップに繋がるでしょう。
【契約・サービス編】企業で通信費を削減するための具体的な方法4選
企業で契約やサービスによって通信費を削減する方法は、4つあります。
- 契約プランを変える
- プロバイダを変える
- 不要なオプションをなくす
- フリーダイヤルサービスを見直す
それぞれ詳しく解説します。
1.契約プランを変える
通信費を削減するためには契約プランを見直しましょう。
利用状況に合っていない契約を続けていると、無駄なコストを支払っている可能性があります。
たとえば、契約当初と現在の使い方が変わっており、プラン内容と実際の利用状況がずれているケースが多く見られます。
こうした無駄を見つけるためには、現状の契約内容と実際の利用データを比較することが必要です。
そのため、今の契約プランが会社の使い方に合っているかを確認し、不要なオプションの解約や、より安価なプランへの変更を検討しましょう。
2.プロバイダを変える
通信費を削減するためにインターネット回線のプロバイダを見直しましょう。
よりお得な料金プランを提供する会社が常に現れているため、長い間同じプロバイダを使っていると、新しい割引やキャンペーンを見逃してしまう可能性があります。
しかし、現在の契約内容と他社のプロバイダプランを比較することで、ムダな出費を見直し、費用を抑えることができます。
したがって、インターネット回線と一緒に契約しているプロバイダの料金やサービス内容を定期的に見直し、安いプロバイダに変えましょう。
3.不要なオプションをなくす
通信費を削減するには、通信サービスに付いている不要なオプションを見直して解約しましょう。
たとえ1つひとつの金額が小さくても、複数のオプションを契約していれば、毎月の支払いは大きくなります。
たとえば、社員がほとんど使わない携帯電話の有料オプションや、社内システムで代用できるのに契約し続けているケースなどが挙げられます。
業務内容や使い方の変化によって、今は不要になったオプションが残っていることが多いため、定期的に確認して不要なものは解約しましょう。
4.フリーダイヤルサービスを見直す
通信費を削減するために、顧客対応に使っているフリーダイヤルのサービスを見直しましょう。
フリーダイヤルは、通話時間に応じた従量課金制や定額制、発信元地域による料金差など、サービス内容が会社によって異なります。
長期間同じサービスを利用していると、利用状況の変化や他社のお得なプランを見逃してしまう可能性が高いです。
現在の通話量や利用状況を把握し、他社のサービスと料金を比較することで、最適なプランが見つかります。
そのため、フリーダイヤルの契約内容を見直し、必要に応じてより安いプランや適したサービスへ切り替えましょう。
【環境設備編】企業で通信費を削減するための具体的な方法6選
企業の環境設備によって通信費を削減する方法は、6つあります。
- インターネット回線を変える
- 固定電話を見直す
- 携帯電話の契約と会社を変える
- クラウドPBXを導入する
- インターネットFAXを使う
- 個人のスマートフォンを仕事で使う（BYOD）
それぞれ詳しく解説します。
1.インターネット回線を変える
インターネット回線を見直し、会社の利用状況に合っていない場合は変更しましょう。
高性能なインターネット回線に変えることで、回線速度が速くなり月額料金が安くなる可能性があります。
古い契約のままでは、市場価格と比べて割高な料金を払い続けてしまいます。
そのため、回線速度が遅すぎて仕事の効率を下げている場合は、今使っているインターネットの安定性、料金を他の会社と比べてみましょう。
2.固定電話を見直す
使われていない固定電話の回線や、契約内容を見直しましょう。
社員がスマートフォンを使うようになり、使わない固定電話をそのままにしているケースがあります。
また、アナログ回線は、光電話のような新しいサービスより料金が高い場合があります。
そのため、会社の固定電話の回線数や通話プランを総合的に見直し、あまり使わない電話機を減らしたり、アナログ回線から光電話に変えたりして、効率的に通信費を削減しましょう。
3.携帯電話の契約と会社を変える
社員の携帯電話の契約やキャリアを見直して、よりお得なプランの会社に乗り換えましょう。
各通信会社は法人向けに特別な割引プランや、会社内の通話が無料になるサービスを提供しています。
社員が個人的に契約している携帯電話を法人契約に切り替えたり、安価なプランを提供する別のキャリアに乗り換えたりすることで、基本料金や通話料、データ通信料などを大幅に削減できます。
したがって、従業員が使っている携帯電話のプランやキャリアを定期的に見直し、自社に合ったプランやサービスを選びましょう。
4.クラウドPBXを導入する
通信費を削減するためにクラウドPBX（構内交換機）を導入し、運用コストを抑えましょう。
クラウドPBXとは、インターネットを使って電話機能を利用できるサービスであり、導入することで電話交換機を会社に置く必要がなくなります。
そのため、機器の購入費用や設置工事費、メンテナンスにかかる保守費用などが削減できます。
また、場所を選ばずに電話機能を利用できるため、リモートワークにも対応しやすいです。
したがって、クラウドPBXを導入することでインターネットを使った電話機能を利用でき、電話交換機の初期費用や運用費用を減らせるでしょう。
5.インターネットFAXを使う
インターネットFAXを導入することで、通信費を削減するだけでなく、ペーパーレス化にも役立ちます。
インターネットFAXは、パソコンやスマートフォンから直接FAXを送受信できるため、電話回線だけでなく、用紙やインクが不要になるからです。
そのため、FAX機の購入費や毎月の回線基本料金を大幅に削減できます。
したがって、インターネットFAXを使うことで、通信費削減とペーパーレス化に有効的です。
6.個人のスマートフォンを仕事で使う（BYOD）
通信費を削減するためには、社員の個人スマートフォンを業務で使う「BYOD（Bring Your Own Device）」を導入しましょう。
BYODとは、社員が自分のスマートフォンやタブレットなどのデバイスを仕事に使う仕組みのことです。
会社が端末や通信費を支給しなくて済むため、コスト削減につながります。
また、社員が使い慣れたデバイスで業務を行うことで、作業効率の向上も期待できます。
ただし、情報が漏れる可能性があるため、導入の際のセキュリティ対策はしっかりと整えましょう。
企業の通信費を削減する際に気をつけたい5つのポイント
企業の通信費を削減するためには、主に気をつけるポイントが5つあります。
- 利用状況を正確に把握する
- 業務への影響と費用対効果を考える
- 変更にかかる費用を考慮する
- 社員への周知と教育を行う
- 安さだけで判断しないようにする
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1.利用状況を正確に把握する
企業の通信費を削減するために、何にいくら使っているかを知り、どこに無駄があるかを見つけましょう。
具体的には会社が契約しているインターネット回線や固定電話、携帯電話などの通信サービスを「誰が」「どれくらい使っているのか」を具体的に把握する必要があります。
そして、使っていないサービスや、実際の利用量に対して契約プランが過剰になっていないかを確認します。
詳しい利用状況を把握することで、不要なサービスやプランの変更が可能になります。
2.業務への影響と費用対効果を考える
企業の通信費を削減するためには「業務に悪影響が出ないか」「その削減額に見合う効果があるか」を考えましょう。
なぜなら、通信速度を落としすぎると、オンライン会議が途切れたり、大容量ファイルの送受信に時間がかかったりして、社員の業務効率の低下やストレスにつながるからです。
そのため、削減によって得られる費用メリットと、業務効率の低下や機会損失といったデメリットを事前に比較検討することが大切です。
3.変更にかかる費用を考慮する
企業の通信費を削減するためには、目先の安さだけでなく、新しい契約変更にかかる費用を事前にしっかり考えましょう。
新しいインターネット回線に切り替える際には工事費用がかかったり、今の契約を途中でやめる場合には違約金が発生したりすることがあります。
確認せず進めてしまうと「思ったほど費用が減らせなかった」という結果になりかねません。
したがって、契約変更する際は、削減によって得られる金額と手間やコストを比べて、本当に得かどうかを見極めましょう。
4.社員への周知と教育を行う
企業の通信費を削減するためには、新しい取り組みに対して社員への周知と教育を行い、協力してもらう必要があります。
通信環境やサービスを変更する際は、社員に新しい使い方をきちんと説明し、無駄なコストを防ぐ意識を持たせなければいけません。
そのため、社員が混乱したり不満を感じて業務効率が下がらないよう、事前に説明会を開いたりマニュアルを配布することが大切です。
通信費の削減のために新しい取り組みを行う場合は、事前に社員へしっかりと説明し、必要であれば使い方の教育を行いましょう。
5.安さだけで判断しないようにする
企業の通信費を削減するために、料金の安さだけでサービスを選ぶのは避けましょう。
なぜなら、サービスの質が落ちたり、困った時に助けてもらえなかったりして、かえって業務に支障が出る恐れがあるからです。
たとえば、通信が遅くて業務が止まったり、サポートが不十分でトラブル対応に時間がかかることがあります。
通信サービスは、料金だけでなく、サービスの安定性やサポート体制、将来の対応力なども総合的に評価し自社にとって最適なものを選びましょう。
企業の通信費を効率的に削減してコストを抑えよう
会社の通信費を見直せば、無駄な支出が見つかる可能性は高いです。
適切な方法で費用を減らせば、業務の効率が上がり、利益の向上に繋がるでしょう。
株式会社プラストでは、企業の通信費削減を強力にサポートするOA機器サービスを提供しています。
最適な通信環境のご提案から、コスト削減に繋がる機器の導入まで、貴社のお悩みに合わせて幅広く対応いたします。
通信費の見直しをご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。
