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メール配信システムとは?仕組みや導入するメリット・デメリット、選び方を解説します

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メール配信システムとは、顧客などに向けてスムーズにメール配信を行うツールです。見込み顧客を発掘したり、既存顧客を維持したりするために役立ちます。しかし、「どのメール配信システムを選べば良いのかわからない」「配信システムにどんなメリットがあるのか知りたい」と考える方も多いでしょう。

 

そこで本記事では、メール配信システムとは何か、導入するメリットとデメリット、メール配信システムの種類や選び方について解説します。

 

メール配信システムとは?

メール配信システムとは、顧客などにメールを一斉配信する際に役立つツールです。メールを送信しても相手に届かない、迷惑メールとして振り分けられてしまう、誤送信が発生するなどの問題が発生する場合があります。しかし、メール配信システムを利用すれば、そのような問題を回避しつつ効率良くメールを送信できるのです。

 

また、定型文言の冒頭に「○○様」など宛名を自動挿入できる機能などもあります。メールを大量に送信する場合にメリットが大きいツールです。

 

メール配信システムを導入する5つのメリット

メリット&デメリット

メール配信システムを導入するメリットについて見ていきましょう。

 

①メールを短時間で一斉送信できる

メールを大量配信する際に、1件のメールを送る時間がかかるとすべてのメールを送信し終えるまでに時間がかかりすぎてしまいます。しかし、メール送信システムを使えば短時間で大量のメールを一斉送信できるので、業務の効率化を図れるでしょう。

 

②メールの配信方法を選べる

メールをどのような配信方法で送るかも選べます。メールの配信方法には、日付や曜日が決まっている定期購読タイプ、イベントに合わせて配信するタイプ、階層ごとに分けて自動配信するタイプなどがあります。ケースごとにマッチしたメール配信方法を選べるので、非常に便利です。

 

③メールの到達率を高められる

メール配信システムを使うもっとも大きなメリットには、メールがきちんと相手に届く点が挙げられます。メールが届いても、迷惑メールに振り分けられてしまうと意味がありません。また、そもそもメールが届かないエラーが発生するケースもあります。

 

しかし、メール配信システムを使えば発信元のIPアドレスの評価を高める対応によって、迷惑メールとして振り分けられにくくなります。さらにエラー対応なども行うので、相手にメールが届きやすいのです。

 

④メルマガの効果測定ができる

メルマガをただ送るだけでは、本当に相手に届いたのか読まれたのかなどがわからず、顧客獲得や売上アップにつながっているかどうかわかりません。しかし、メール配信システムを使えばメールの開封率やクリック率、コンバージョン率を分析できるため、メール配信の効果を測定できます。

 

分析結果を次のメール配信に生かせば、メール配信の効果を高められるでしょう。

 

⑤デザイン性の高いメルマガを配信できる

メール配信システムには、メールのデザイン性を高められる機能もあります。スマホでメールを読むことが多くなったため、スマホで読みやすいメールデザインにできるのは大きなメリットです。

 

メール配信システムを導入する3つのデメリット・注意点

メール配信システムを導入する際には、注意すべき点もあります。本項目では、メール配信システムのデメリットについて解説します。

 

①導入にはまとまった費用がかかる

メール配信システムを導入する際には、まとまった費用がかかります。そのため、導入費用をしっかりと見積もっておきましょう。またランニングコストがかかりますので、月額費用を確認しておくことをおすすめします。

 

②HTMLは受信環境によってうまく表示されない場合がある

最近ではHTMLを使うことが少なくなりました。なぜなら、受信する側のデバイスやメーラーなどの環境によっては、うまく表示されない場合があるからです。またHTMLを使ってメールを送信する場合でも、想定通りに表示されるとは限らないので注意が必要です。

 

③機能が高度すぎて使いこなせない可能性がある

メール配信システムにはさまざまな種類があり、高度な機能が搭載されている製品もあります。しかし、機能が高度すぎると使いこなせない可能性もあります。

 

そのため、メール配信システムを導入する際にはどのような機能があるかを確認することが重要です。必要な機能が搭載されているのか、操作性に問題がないかなどをチェックしておきましょう。

 

メール配信システムの種類

各システムの分析データを確認する女性

メール配信システムは、大きく分けるとクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれのシステムについてわかりやすくご説明します。

 

クラウド型

クラウド型とは、ネット経由でクラウド上のメール配信サービスを利用するタイプです。月額制などのサブスクリプション契約で、オンプレミス型よりも安く利用できます。しかし、機能やカスタマイズ内容などの自由度は下がりますので、注意しましょう。

 

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社サーバーやパソコンにメール配信システムを構築したり、ソフトウェアをインストールしたりするタイプです。独自機能やデザインなどを自由に選べるメリットがありますが、クラウド型に比べて費用が高額になるデメリットがあります。

 

メール配信システムの選び方!注目したい5つのポイント

POINT

メール配信システムを選ぶ際に注目したいポイントについてご紹介します。

 

搭載機能

搭載されている機能には何があるのか、自社が必要とする機能が備わっているかを確認しましょう。搭載機能の具体例には、以下のようなものが挙げられます。

 

<メール配信システムの搭載機能の例>

  • ・ターゲット配信
  • ・配信スケジュール予約
  • ・ステップメール配信
  • ・エラーアドレス分析
  • ・開封率・クリック率測定
  • ・レスポンシブデザイン対応
  • ・属性差し込み
  • ・メール承認

 

特に配信先を自由に選べる機能は必須であり、メールが開封されたか測定できる機能も重要です。また、自社にとって必要な機能は何であるかも検討しましょう。

 

価格

初期費用とランニングコストを見積もり、いくつかの製品を比較することも重要です。クラウド型なら初期費用は3万円~、月額費用は5,000~1万円程度の製品が多いです。機能や対応できるメールの数、アフターフォローなども考慮して、価格を検討しましょう。

 

既存システムとの連携可否

すでに使っているメールシステムや顧客管理システムなどがある場合は、連携できるかどうかも重要です。連携したい場合は、担当者に問い合わせて実際に連携させてみるなど、事前に確認しておくことをおすすめします。

 

セキュリティ

セキュリティ対策も非常に重要です。ランニングコストが安いシステムはセキュリティ対策が万全でない場合がありますので、注意が必要です。顧客の個人情報や社内の情報が外部に漏れないように、セキュリティ対策についても確認しましょう。

 

サポート体制

サポート体制も大事なポイントです。運用時の問い合わせ対応やエラー対応、障害対応の体制などが十分であるかも確認しましょう。

 

まとめ

本記事では、メール配信システムとは何か、導入するメリットとデメリット、メール配信システムの種類や選び方について解説しました。メール配信システムを導入すると、大量のメールが届きやすくなり、配信管理を効率化できます。

 

しかし、どのシステムを選べば良いかわからない、メール配信システムを管理できる人材がいないなどと悩む企業も多いと思います。そのような場合は、IT系の専門会社にメール配信システムの導入から運用までを委託するのが良いでしょう。

 

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